Tips para agilizar tus actividades de gestión administrativa

A pesar de que nos encontremos en los días centrales del verano y de las vacaciones, es un hecho que el mes de septiembre está a la vuelta de la esquina y con ello, el regreso a la dura realidad. Dependiendo de en qué sector trabajemos, encontraremos cómo se volverá más o menos cruda de digerir. En las actividades de gestión administrativa se está de enhorabuena, puesto que existen diferentes tips que ayudan a agilizar enormemente las tareas, algo que se agradece especialmente tras unos días de descanso.

La digitalización es clave en el proceso de aligerar las tareas administrativas

Nos encontramos en un universo marcado por la digitalización. Numerosas empresas han comprobado cómo conseguir agilizar sus tareas gracias a ello. De hecho, se han servido de numerosos programas, softwares y aplicaciones con los que han comprobado cuán efectivos son en el día a día. ¿Qué se consigue con ello? Especialmente, el ahorro del tiempo y la simplificación de las tareas. 

Con ellos, se pueden generar facturas, crear planes, hacer cuadrantes o bien, la tramitación de documentación de manera ágil y fácil. Asimismo, gracias a la apuesta por la digitalización, conseguiremos convertirnos en una empresa innovadora y de referencia, adaptada a las nuevas tecnologías y a la vanguardia.

Gracias a ello, conseguiremos lograr los objetivos de una manera más sencilla, nuestros empleados estarán más motivados tras la vuelta de las vacaciones y sobre todo, podremos invertir el tiempo en otras tareas. Todo ello gracias a un ordenador y un clic, consiguiendo que cada proceso sea más fácil.

Sistematizar las tareas administrativas es una opción muy recomendable

Si nos encontramos en una empresa que dispone de gran cantidad de datos de contabilidad, puede ser un auténtico caos el traspaso de ellos a contabilidad. Por ese motivo, continuando con la digitalización, lo mejor es utilizar un sistema que se conecte con la contabilidad para que tanto las ventas como todo lo relacionado con la facturación se registre de manera automática. Este proceso agiliza de manera muy efectiva el número de tareas administrativas que pueda haber y que se tengan que realizar diariamente.

En caso de tener que mantener el orden de las tareas administrativas, lo mejor es abordarlo con calma y hacerlo desde el momento en que volvemos de vacaciones. Los papeles y documentación son fundamentales en el día a día y, para que la productividad sea un hecho, es fundamental que se puedan encontrar de manera rápida estando debidamente clasificados. Por tanto, se aconseja destinar una zona de trabajo para todo ello, para que ni el trabajo ni el caos que genera se acumule. Igualmente, semanalmente es útil encargarle a una persona que se encargue de revisar que todo está correcto y que no hay ningún fallo.

Si se puede externalizar la contabilidad, es aconsejable apostar por ello

En este caso, siempre se comenta que es aconsejable contar con el departamento de contabilidad dentro de la compañía, pero si es posible, lo mejor es que se encargue una gestoría o asesoría de ello. Con ello, no nos dedicaremos al grueso de las actividades de gestión administrativa, ya que se encargarán ellos, los verdaderamente expertos en el ámbito.

Lo mejor para dividir el tiempo y esfuerzo, es delegar la contabilidad a ellos. Sin embargo, es importante estar al frente de todo lo que concierne a ello, para estar al corriente de todo. Recomendamos agendar periódicamente reuniones con la asesoría o gestoría para evitar en todo momento que puedan existir ciertos problemas de este tipo en la empresa. 

La vuelta de las vacaciones es el momento ideal para eliminar la documentación que no sea necesaria

Septiembre es un mes de nuevos comienzos y también de nuevos ejercicios. Por ello, es el momento idóneo para hacer balance de toda la documentación que ya no nos resulta de utilidad. En las compañías almacenamos una gran cantidad de papeles y documentos que no siempre sirven, por lo que lo más efectivo es destinarlos a la basura.

Papeles, facturas pasadas, notas, folletos o material de oficina son algunos ejemplos de documentación que almacenamos “por si acaso”, sin acordarnos de que actualmente ya no sirven para nada. Debemos ser capaces de liberarnos de aquello que no es de utilidad, para centrarnos en el trabajo importante.

Si hallamos rápidamente lo que buscamos, sin tener que rebuscar entre papeleos inútiles, nos daremos cuenta de que es un proceso realmente satisfactorio. En caso contrario, habrá consecuencias negativas directas en los empleados, que se frustrarán y con ello, perjudicarán no solo al rendimiento de la empresa, sino también al clima interno laboral.

Por todo ello, es muy recomendable destinar unas horas a todo ello para que disfrutemos de una mejor calidad de vida en el entorno laboral. Al igual que hemos comentado la importancia de destinar semanalmente un tiempo para sistematizar las actividades de gestión administrativa, recomendamos que periódicamente invirtamos un tiempo para eliminar todo lo que no necesitamos.

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Maria Abolafio

Responsable de marca, comunicación y contenidos en Edenred España