Pese a que vivimos en una época donde la tecnología facilita enormemente la comunicación, lo cierto es que los encuentros cara a cara siguen siendo de vital importancia para la gran mayoría de las empresas.
Los viajes de negocios son necesarios en el día a día para poder desarrollar nuestra actividad económica. Sin embargo, controlar los gastos relacionados con estos desplazamientos suele ser complicado.

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Para poder afrontar estos viajes sin sorpresas en nuestros libros, te damos 5 claves que te ayudarán a mantener bajo control tus gastos:

1. Desarrolla una política de viajes corporativos

Los viajes de negocios deben ser productivos y rentables. Definir claramente los objetivos de las reuniones es importante para poder determinar cuándo es rentable y productivo el desplazamiento planteado.
Para ello, es necesario establecer una política común para decidir si es indispensable realizar dicho viaje y en qué términos y condiciones debe realizarse (categoría de vuelos y hoteles, dietas, etc.). El simple hecho de tener una política de viajes estipulada ya es uno de los controles de gastos más potentes que deberías introducir en tu compañía.

2. Anticipa con la máxima antelación posible la reserva

Es bien sabido que cuanto más lejana está la fecha de vuelo, más económico suele salir el viaje. Ten en cuenta esto ya que los viajes cerrados “a última hora” serán los que más daño harán a tu cuenta de gastos.
Por otro lado, intenta tener flexibilidad a la hora de cerrar las reuniones y hazlo en base a los costes de viaje. Es decir, no confirmes una reunión sin previamente haber comprobado sus gastos. El procedimiento que deberás seguir es: primero comprueba las tarifas más baratas que puedan cuadrar en los días y horarios (aproximados) de la reunión prevista, una vez seleccionada la más económica cierra la reunión en base al horario seleccionado y, una vez confirmada la reunión compra el billete y reserva el hotel.

3. Firma convenios con aerolíneas, agencias de viajes y hoteles

Firmar convenios con los proveedores de viajes es crucial, sobre todo cuando los viajes son recurrentes. La negociación de dichos convenios será clave para poder reducir gastos y facilitar el trabajo, ya que se destinarán menos recursos económicos y profesionales.

4. Selecciona adecuadamente las formas de pago

Otro punto a tener en cuenta son los términos y condiciones de pago. Por ejemplo, utilizar una tarjeta de crédito en el extranjero puede inflar los gastos innecesariamentedebido a las altas comisiones asociadas a su uso. Por otro lado, pese a que pueda suponer un coste extra, realizar reservas que permitan el reembolso será la mejor forma de prevenir cambios a última hora que suelen tener un coste extra bastante elevado.

5. Implementa sistemas de control de gastos

Herramientas de control de gastos corporativos como la tarjeta Ticket Corporate de Edenred son esenciales para mantener bajo control los costes de viajes tanto de las grandes empresas como de las PYMEs. Este tipo de soluciones permite establecer límites de gastos por día y/o por tipo, automatizar su recarga y mantener un reporte detallado de cómo, cuándo y quién ha realizado dichos gastos.
Otra forma de implementar un control de gastos es concienciando a los propios empleados de la importancia de contener los costes. Premiar y fomentar el ahorro entre los empleados se ha convertido en una práctica habitual y efectiva que no se debería desdeñar.
 
Por último, no olvides que la mejor forma de controlar los gastos es siendo responsable con tu empresa y aplicando una cultura en la que la ostentación empresarial esté fuera de lugar.

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