Calcular gasto gasolina: deducción sin secretos

Los kilómetros recorridos que conducen para encontrarse con los clientes, ir a una tienda de suministros de oficina y depositar el cheque de un cliente en el banco pueden sumar. Por esa razón, todas las PYME necesitan saber calcular el gasto en gasolina que hacen cada mes.

La planificación ayuda a aumentar la precisión de este cálculo, aunque siempre hay que contemplar que un determinado porcentaje puede hacer aumentar el resultado final si se producen imprevistos. Como, por ejemplo, una reparación de urgencia, un cambio de fecha en la visita a un cliente o la reunión con socios o proveedores en una localidad diferente.

Calcular el gasto en gasolina no solo facilita llevar unas cuentas más saneadas y evitar las sorpresas. Sino que permite conocer a cuánto ascenderá la cuantía de las deducciones que corresponden al negocio.

Deducción de gastos de gasolina con fines de negocio

Antes de ponerse a calcular el gasto en gasolina y pensar en recuperar el IVA, conviene asegurarse de saber lo que se puede reclamar. Para ello, hay que tener claro qué tipo de desplazamientos entran dentro de los deducibles, que son los relacionados con la actividad empresarial.

Así, algunos propósitos justificables y que entrarían en este grupo podrían ser cualquiera de los siguientes:

• Visitas a clientes.
• Reuniones con el contable o el abogado.
• Desplazamientos hasta una institución financiera donde se va a realizar una transacción comercial.
• Conducir hasta un almacén de suministros o una tienda donde comprar material de oficina.
• Desplazamientos de cualquier otro tipo directamente relacionados con el negocio

No se debería reclamar la deducción por gastos no relacionados, como:

• Los desplazamientos desde el domicilio particular hasta el lugar donde está ubicado el negocio.
• Diligencias adicionales al hacer desplazamientos relacionados con el negocio (por ejemplo, acudir a la peluquería o al dentista a la vuelta de hacer gestiones en el banco).

Cómo calcular el gasto de gasolina

Cuando se trata de calcular el gasto en gasolina del negocio conviene tener en cuenta unas precauciones:

1. Conservar registros precisos que respalden la solicitud de deducción del IVA, es decir los tickets del repostaje.
2. Contabilizar regularmente estos gastos en combustible, a medida que se vayan produciendo. Es conveniente registrar los gastos incluyendo la fecha y una descripción de los costes.

Observando estas medidas, para calcular el gasto en gasolina bastaría con multiplicar el número de vehículos de que dispone el negocio por el número de veces que se llena el depósito completo, los litros de capacidad y el precio por litro de combustible.

Al hacer este cálculo se comprobará que no todos los vehículos se asocian al mismo nivel de gasto, un indicador que puede servir para monitorizar y controla mejor su consumo en el futuro.

Sin embargo, especialmente en empresas donde hay más de un vehículo, puede resultar complicado llevar al día la gestión de este tipo de costes. Asegurar que el proceso se lleva a cabo correctamente depende de muchos aspectos y el factor humano, con su propensión a errores entra en juego.

Por este motivo, cada vez son más las empresas que optan por automatizar sus cálculos, apoyándose en una solución que contabiliza el gasto automáticamente.

Dídac Pons

Finance Manager at Edenred España