Las claves del método GTD o cómo cumplir el sueño de ser más eficaz

Hay días en los que las tareas pendientes son tantas que nos gustaría conocer algún conjuro mágico para aumentar nuestra eficiencia. Pues bien, conjuros y milagros no hay. Pero sí métodos y sistemas que pueden ayudarnos a lograrlo. Uno de ellos es el método GTD, un sistema que promete ayudarnos a la hora de aumentar nuestra eficiencia y obtener los resultados deseados de forma fácil y, sobre todo, metódica.

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Qué es el método GTD

GTD son las siglas de Getting Things Done. El método GTD es un sistema de gestión de actividades basado en el libro del mismo título y escrito por David Allen (@GTDGuy), experto en la gestión del tiempo. Este sistema parte del principio de que las personas necesitan vaciar su mente del listado de las tareas pendientes y, a partir de ahí, entrar en un estado real de productividad.

Cómo aplicar el método GTD

El método GTD que propone Allen parte de la premisa de que es necesario dividir las tareas pendientes y concentrarse en aquellas que vamos a ir realizado de forma individual. De esta forma, propone llevar a cabo este proceso a partir de cuatro pasos sencillos pero muy concretos.

Paso 1: Hacer un listado de las tareas pendientes

Lo primero que hay que hacer para aplicar el método GTD es recopilar las tareas que se tienen pendientes. La forma más sencilla de hacerlo es mediante un listado y, además, también es importante hacer esta lista en un lugar diferente al que vamos a trabajar. Puede ser desde un trozo de papel hasta una PDA, o directamente en aplicaciones como Things para iPhone o Evernote. Lo importante es hacerlo en un espacio concreto para la tarea de “elaborar la lista de tareas pendientes”. Un lugar concreto e individualizado para ello.

Paso 2: Dividir el listado según la naturaleza de cada tarea

El segundo paso del método GTD pasa por “procesar la lista de tareas pendientes”. En esta fase deberás tomar los elementos de la lista de uno en uno y analizarlos individualmente. Si se pueden hacer en menos de 2 minutos, no lo dejes para más tarde, hazlo y quítalo de la lista. Si hay que delegar, hazlo. Así mismo, uno de los aspectos más importantes en este paso es determinar qué tareas requieren de tu acción directa. Si solamente tú puedes hacerlo, márcalo en la lista. Y, si no, delégalo a la persona correspondiente o archívalo en función de cada caso. 

Paso 3: Categorizar según la urgencia

El tercer paso del método GTD consiste en categorizar las tareas en función de si son a corto, a medio o a largo plazo. Cada una de ellas se deben marcar de acuerdo a si son tareas simples (se realizan en una sola acción) o complejas (requieren varios pasos o varias acciones). Según cada caso, se marcarán como “listas para empezar a ejecutar”, “en espera”, “quizás algún día”, etc.

Paso 4: Revisar la lista de tareas

Después del paso 3, podremos empezar a trabajar acorde a las categorías y urgencia de cada una de las tareas establecidas en el listado. Por ello, el paso 4 del método GTD pasa por llevar a cabo la revisión de la lista de acciones a medida que vamos avanzando en el proceso. Se recomienda revisar la lista de acciones y los recordatorios asociados a cada una de ellas al menos una vez al día. De esta forma, podremos decidir qué elemento es el que se va a llevar a cabo en función del tiempo, la energía y los recursos disponibles en el momento concreto de la revisión.

Expertos en productividad

Este es un pequeño esquema, pero merece la pena profundizar en las recomendaciones que ofrecen algunos de los mejores expertos en productividad: Jeroen Sangers, José Miguel Bolívar, Jero Sánchez o Berto Pena, entre otros.

Al fin y al cabo, no debemos olvidar que mejorar la productividad, más allá del método que escojamos, pasa por ser un compromiso libre que adquirimos con nosotros mismos. Por ello, es importante estar siempre abiertos a aprender más y, sobre todo, escuchando a los profesionales del sector. 

¿Te animas a ser más productivo?

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