Cómo justificar las dietas ante Hacienda

Son muchas las empresas que no saben cómo justificar las dietas ante Hacienda. En este artículo te contamos qué son, qué tipos existen y cómo justificarlas de modo correcto. 

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Qué son las dietas de los trabajadores

Las dietas son percepciones económicas que sirven para compensar los gastos que el trabajador tiene que realizar durante su jornada laboral. Estas dietas se incluyen en la nómina del trabajador. Sin embargo, es importante justificarlas debidamente ante Hacienda, ya que, de lo contrario, constituyen parte normal del salario del trabajador como parte de la nómina, lo que hace que estén sujetas a la tributación correspondiente en cada caso. 

Qué tipos de gastos se justifican como dietas ante Hacienda

Lo primero que hay que tener en cuenta para saber cómo justificar las dietas ante Hacienda es saber qué gastos se pueden justificar y cuáles no. En términos generales, las dietas de los trabajadores son todos aquellos gastos vinculados a su actividad laboral cuando esta se lleva a cabo fuera de su lugar de trabajo habitual. De esta forma, vamos a encontrar, por ejemplo, gastos relativos a la comida, al transporte y a la pernoctación (como puede suceder durante un viaje de trabajo). 

Los aspectos más importantes de cada tipo de gasto son los siguientes: 

Gastos derivados del uso de transporte público 

En el caso de querer justificar los gastos realizados en transporte público, es necesario conservar la factura o documento equivalente. En este caso, el gasto exento será la totalidad del valor del documento en cuestión. 

Gastos derivados del uso del vehículo privado 

En este caso, se deberán conservar las facturas o documentos equivalentes relativos a los peajes y estacionamientos, cuya exención será total. Respecto al coste del carburante, solo quedará exento de declarar ante Hacienda 0,19 €/Km. El coste que supere esta referencia sí que deberá ser declarado. 

Gastos derivados de la manutención cuando se pernocta en una localidad distinta a donde el trabajador reside

Cuando el trabajador se desplaza de su localidad de residencia y pernocta en una ciudad diferente, los gastos exentos por la pernoctación serán los que se justifiquen (presentando la factura o documento equivalente). Mientras, que los gastos derivados de la manutención (gastos en restaurantes, cafeterías, etc.) serán como máximo de 53,34 € diarios (si es en territorio español) y de 91,35 € diarios (si es en territorio extranjero). Todos los gastos que superen esta cifra sí que deberán ser declarados. 

Gastos derivados de la manutención cuando no se pernocta en una localidad distinta a donde el trabajador reside

Por otro lado, aunque el trabajador no pernocte en una ciudad diferente pero sí que se desplace a ella por motivos de trabajo, sí que se podrán justificar los gastos derivados de la manutención. En este caso, los gastos que se pueden justificar corresponderán a 26,67 € diarios (si es en territorio español) y a 48,08 € diarios si es en territorio extranjero.

Cómo se justifican las dietas ante Hacienda

Respecto a cómo justificar las dietas ante Haciente, hay que tener en cuenta varios aspectos que determinarán si son justificables o no. 

  • Cualquier justificación se deberá hacer con la factura o documento correspondiente. 
  • En la factura deberá aparecer tanto el día tanto la fecha como el lugar del servicio recibido. 
  • Los desplazamientos no se podrán alargar durante más de 9 meses continuados. 
  • En el caso de superar los límites establecidos por la norma, estos excesos se deberán declarar de forma ordinaria. 

Ticket Restaurant: la mejor opción para los gastos de manutención 

Aunque los gastos de manutención se pueden justificar ante Hacienda, existen otras alternativas que facilitan el proceso. Utilizando Ticket Restaurant para financiar los gastos de manutención de los trabajadores se gana en comodidad, ya que el coste está igualmente exento del pago de impuestos y es una forma rápida y sencilla de realizar los pagos en restaurantes, cafeterías y tiendas de alimentación. Una forma cómoda y eficaz de ahorrar papeleo y complicaciones.

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