C贸mo mejorar la comunicaci贸n formal e informal

Comunicaci贸n formal e informal son igual de necesarias en la empresa. La primera se refiere a la comunicaci贸n que se realiza a trav茅s de los canales oficiales en la organizaci贸n. Este tipo de comunicaci贸n tiene lugar entre directivos o empleados del mismo nivel o entre superiores y subordinados, y viceversa. Puede ser oral o escrita, pero el registro completo de dicha comunicaci贸n se mantiene dentro de la organizaci贸n.

La comunicaci贸n informal se suele utilizar para la comunicaci贸n a nivel personal, aunque tambi茅n se da en el 谩mbito laboral y dentro del lugar de trabajo. Por lo general, se realiza cara a cara o a trav茅s de una llamada telef贸nica o mensaje. En comparaci贸n con la comunicaci贸n formal, no tiene ning煤n reconocimiento oficial y no est谩 respaldada por ning煤n principio de comunicaci贸n espec铆fico en la organizaci贸n. Sin embargo, se dice que es el mejor medio para mantener el ambiente y el clima positivo que hace que todos disfruten el tiempo que pasan juntos en la empresa.

驴Qu茅 es la comunicaci贸n formal? 驴C贸mo mejorarla?

La comunicaci贸n formal es un sistema de comunicaci贸n que se basa en los canales y sistemas designados oficialmente. En un entorno organizativo, la comunicaci贸n formal se describe como el env铆o y la recepci贸n de documentos oficiales, cartas, memorandos, informes, manuales de pol铆ticas o procedimientos, entre otros.

Esta forma de comunicaci贸n est谩 respaldada por las estructuras y pautas organizativas autorizadas, que ayudan a garantizar que todos en la organizaci贸n la entienden. Un ejemplo es la informaci贸n confidencial, que solo est谩 destinada al receptor, y debe comunicarse en un entorno de comunicaci贸n formal.

Entre las principales ventajas de la comunicaci贸n formal destacan dos:

  • Siempre est谩 respaldada por el documento escrito o cualquier otra evidencia documental.
  • En general, tiene una gran influencia en la estructura organizativa.

Pero, esta forma de comunicarse tiene sus inconvenientes y uno de los principales es que, caso de surgir problemas que necesiten una soluci贸n inmediata, requiere de demasiada burocracia, lo que se traduce en tiempo de gesti贸n y en retrasos en la toma de acci贸n.

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No obstante, la comunicaci贸n formal puede mejorarse, por ejemplo, siguiendo estas recomendaciones:

  • Tratar de evitar el excesivo formalismo que pueda dar lugar a interpretaciones err贸neas. Algunas personas no se dan cuenta de que sus comunicaciones por correo electr贸nico, debido a su brevedad, pueden parecer m谩s graves o serias de lo que se pretend铆a originalmente. Encontrar la manera de suavizar la redacci贸n usando frases m谩s amables y evitar del todo el sarcasmo pueden facilitar la comprensi贸n del mensaje por parte del receptor.
  • Revisar las comunicaciones y asegurarse de que su contenido es el que debe ser. En el caso de las comunicaciones de negocios siempre merece la pena invertir un tiempo en revisar el correo electr贸nico antes de darle al bot贸n de enviar. No se trata solo de comprobar ortograf铆a y gram谩tica, ni una cuesti贸n de estilo. Tambi茅n hay que asegurarse de que todo lo que se quiere expresar queda contenido en esas l铆neas, que los destinatarios de la misiva son los correctos y que no hay ning煤n p谩rrafo p frase que pueda dar lugar a malas interpretaciones. Una de las formas m谩s efectivas de prevenir tales errores es leer los correos electr贸nicos en voz alta antes de enviarlos.
  • Tener en cuenta que, cuando es escrita, puede servir como medio de prueba. El hecho de que se haya eliminado un correo electr贸nico no significa que ya no exista. Con la amplitud y la popularidad cada vez mayor del descubrimiento electr贸nico, la industria forense inform谩tica se ha especializado en recuperar informaci贸n negativa que los usuarios de equipos inform谩ticos cre铆an haber eliminado.
  • No utilizar las comunicaciones formales para fines que no sean puramente formales. No es una buena pr谩ctica criticar a alguien en un correo electr贸nico. Si se tiene un desacuerdo con un empleado subordinado o compa帽ero de trabajo, es mejor usar el tel茅fono, o todav铆a m谩s conveniente, hablar con esa persona cara a cara. La conversaci贸n sigue siendo la mejor forma de comunicaci贸n, especialmente cuando se trata de emociones. El correo electr贸nico es 煤til cuando necesita desglosar argumentos complejos por escrito para mayor claridad, para facilitar la revisi贸n de varias personas al mismo tiempo, o cuando hablar (en persona o por tel茅fono) no es una alternativa viable debido a la presi贸n del tiempo, para convencer es mejor hablar en persona.
  • Asegurarse de que las comunicaciones formales han sido recibidas. Solicitar que se confirme la recepci贸n alguna comunicaci贸n por correo electr贸nico es una pr谩ctica invaluable que transmite un sentido de profesionalidad que bien vale su tiempo extra.
  • Organizar rutinariamente los correos electr贸nicos y el tiempo dedicado a preparar y leer comunicaciones formales de la empresa. Tomarse unos minutos del d铆a para organizar los correos electr贸nicos por tema, cliente, fecha o lo que sea mejor para cada uno, a modo de rutina diaria, ahorra tiempo a largo plazo y ayuda a aumentar la productividad laboral.

Estas recomendaciones son simples y f谩ciles de poner en pr谩ctica, pero seguirlas ayuda a mantener el tono correcto en las comunicaciones corporativas, evitar responsabilidades legales y aumentar la productividad.

Se trata de objetivos que no est谩n 煤nicamente limitados a una forma de expresi贸n y que deber铆an plantearse en lo que respecta a la comunicaci贸n formal e informal.

驴Qu茅 es la comunicaci贸n informal y c贸mo se puede mejorar?

Este tipo de comunicaci贸n se basa en las relaciones personales con alguien y, por la misma raz贸n, est谩 libre de todo tipo de formalidades organizativas y reglas corporativas. En comparaci贸n con la comunicaci贸n formal, la comunicaci贸n informal no tiene una clasificaci贸n determinada, por lo tanto, por la misma raz贸n, puede adoptar formas muy diferentes.

Una de las principales desventajas de la comunicaci贸n informal es que no cuenta con el respaldo de documentos escritos y que, por tanto, no suele ser posible emplear como evidencia o medio de prueba en caso de necesidad.

Por otro lado, la principal ventaja de la comunicaci贸n informal es su velocidad y agilidad, que impulsa la de la toma de decisiones.

Comunicaci贸n formal e informal se pueden optimizar y, si en l铆neas precedentes ve铆amos c贸mo obtener resultados m谩s en l铆nea con las expectativas en la comunicaci贸n formal, esta optimizaci贸n se puede llevar al terreno de lo personal si:

  • El emisor del mensaje intenta ser responsable en su tarea de comunicar.
  • Se busca el respaldo de fuentes contrastadas para emitir datos objetivos, y no simples intuiciones o juicios personales.
  • Se trata de ofrecer la informaci贸n de mayor calidad y m谩s completa posible.
  • Se escogen los canales y momentos m谩s adecuados para mantener la comunicaci贸n.
  • Se comunica en l铆nea con valores empresariales como la honestidad, el respeto y la transparencia.

驴Cu谩l es la diferencia entre comunicaci贸n formal e informal?

La diferencia principal entre la comunicaci贸n formal e informal es que la comunicaci贸n formal siempre est谩 respaldada por canales de comunicaci贸n predefinidos, mientras que no hay reglas establecidas para la comunicaci贸n informal.

Adem谩s de esta distinci贸n, existen otras como los momentos en que se producen una y otra comunicaci贸n o la agilidad con que se puede intercambiar los mensajes y su feedback.

Ambos tipos de comunicaci贸n son esenciales para las empresas y sus equipos y, por eso, hay que velar por el mantenimiento de las condiciones 贸ptimas para que, en los dos casos, el intercambio de informaci贸n sea lo m谩s eficaz posible.

Maria Abolafio

Responsable de marca, comunicaci贸n y contenidos en Edenred Espa帽a

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