Uno de los aspectos que se deben tener en cuenta en cualquier empresa y proyecto, especialmente cuando se trabaja en equipo, es que la comunicación interna sea la adecuada y que responda realmente a los objetivos planteados. Es lo que se define como comunicación eficaz, que es aquella que se asegura de que el mensaje que el emisor comunica llegue al receptor en perfectas condiciones y sin posibilidad de interpretaciones ambiguas o incompletas.
Qué es la comunicación eficaz
Se suele definir la comunicación eficaz como aquella que, en todos sus elementos (emisor, receptor, mensaje, canal, etc.), responde a una comunicación que no da lugar a posibles interpretaciones contradictorias o incompletas. Es decir, la comunicación eficaz es aquella en la que el mensaje que el emisor transmite llega al receptor en perfectas condiciones y respondiendo realmente a lo que el emisor pretende transmitir con su emisión.
La importancia de la comunicación eficaz
La importancia de la comunicación eficaz radica en el hecho de que la comunicación es una herramienta necesaria e imprescindible en cualquier situación, incluidos los entornos laborales. De hecho, en aquellos espacios de trabajo en los que se trabaja en equipo, cumple un papel todavía más importante, puesto que de la existencia o no de una comunicación eficaz va a depender que todas las tareas y la propia organización del proyecto estén alineadas entre sí y va a permitir que el proyecto avance de forma correcta.
De hecho, una comunicación ineficaz en el entorno laboral, suele conllevar contratiempos y consumo de recursos en vano. Por ejemplo, si la comunicación de la persona que sea jefe de proyecto no es eficaz con sus subordinados, esto puede conllevar a que se emplee tiempo y esfuerzo en una tarea que no va a resultar útil para el proyecto, por lo que, una vez concluída, se comprobará la falta de utilidad de la misma y se estará en la misma situación que al principio de la comunicación inicial. Todo por no haber existido una comunicación eficaz entre emisor y receptor.
Claves para practicar la comunicación eficaz
Existen muchos elementos que ayudan a fomentar una comunicación eficaz, y que deberán ser tenidos en cuenta tanto por el emisor como por el receptor del mensaje. Algunos de los más comunes debido a su importancia y efecto en la comunicación son los siguientes:
Abordar los temas de forma individual: A la hora de emitir un mensaje y conseguir que la comunicación sea eficaz, es fundamental evitar tratar varios asuntos al mismo tiempo, ya que esto puede despistar al receptor o hacer que se tergiverse la información transmitida. En lugar de esto, lo que habrá que hacer es dividir cada tema en un mensaje concreto e ir abordando cada uno de ellos de forma individual y ordenada.
Ser específico: O, lo que es lo mismo, evitar las generalizaciones. Es importante ser concreto y específico en el mensaje que se quiere transmitir. En este sentido, es fundamental escoger correctamente las palabras y la forma en que se expresa la idea que se quiere transmitir. De esta forma, se busca evitar la ambigüedad o las interpretaciones diversas, lo que ayudará a que la comunicación sea eficaz y la transmisión de información efectiva.
Usar un lenguaje comprensible (no literario): El lenguaje se puede usar de muchas formas y, según los elementos que se quieran potenciar, es importante usarlo de un modo u otro. A la hora de asegurarse de realizar una comunicación eficaz, es importante favorecer un uso del lenguaje que sea comprensible y fácil de entender. En este sentido, es preferible que el mensaje sea menos estético si, gracias a ello, la transmisión de información va a ser más efectiva. Se debe huír del lenguaje literario o pomposo, que se deberá reservar para textos o discursos cuya finalidad sea conseguir valor estético y no valor funcional.
Ser breve: Usando las palabras adecuadas se puede transmitir la información necesaria sin necesidad de grandes textos o discursos, lo que además facilita su comprensión por parte del receptor.
Preguntar en lugar de suponer: Si después de recibir el mensaje del emisor, el receptor no termina de entender algo de lo que se ha dicho, es fundamental preguntar las dudas y no suponer nada. Lo que se supone no se ha dicho, sino que es una interpretación de lo dicho. Por ello, puede dar lugar a ambigüedades y, en consecuencia, a una comunicación ineficaz. Si lo que se quiere garantizar es una comunicación eficaz entre emisor y receptor, el receptor también debe hacer cuanto esté en su mano para asegurarse de que dicha comunicación es la correcta.
