La transferencia de información entre una empresa y otras organizaciones o personas fuera del entorno de negocio se denomina comunicación externa. Se supone que las organizaciones se comunican para lograr sus objetivos. Así, entran en contacto diariamente con inversores, clientes actuales o potenciales, accionistas, sociedad, organizaciones gubernamentales u otras unidades de negocio, por ejemplo; con quienes intercambian información.
La comunicación externa generalmente tiene lugar a través de diferentes medios, como el correo electrónico, la publicidad, los boletines, el marketing de contenidos o las entrevistas cara a cara con terceros.
El propósito de la comunicación externa es propiciar un intercambio de información fluido entre diferentes organizaciones o personas, entre la empresa y su entorno.
La comunicación externa se clasifica, en términos generales, como comunicación formal e informal:
Se considera como el elemento inicial en la construcción de la imagen corporativa adecuada. Esto incluye diferentes cartas formales, notas, informes o presentaciones. El objetivo principal de la comunicación externa en los negocios es mostrar el trabajo y la calidad de los productos o servicios de un negocio en su entorno externo.
Los diferentes tipos de comunicación externa formal son los siguientes:
a. Contenido del sitio web y blogs: diferentes estrategias publicitarias como el desarrollo de contenido útil del sitio web, la optimización de motores de búsqueda (SEO), el marketing de contenidos, etc., también son beneficiosas para proporcionar información crucial sobre la organización o la marca. Los sitios web desempeñan un gran papel en la construcción de estrategias de comunicación externa, ya que actúan como un centro para otras actividades de una empresa relacionadas con la construcción de su marca. Del mismo modo, a través del marketing de contenidos, las organizaciones pueden garantizar la creciente visibilidad de su sitio web en los motores de búsqueda. Además, al invitar a los comentarios y a las personas a contactar a las empresas a través de la sección de comentarios y la página de contacto, las organizaciones aseguran una comunicación bidireccional.
b. Conferencias y charlas en vivo: los talleres o seminarios y eventos en vivo se consideran uno de los tipos de comunicación externa más valiosos para impulsar la imagen de la empresa en los negocios.
c. Correo electrónico y boletines: otro tipo de comunicación externa es un sistema de correo electrónico. Se utiliza para mostrar nuevas ofertas a los clientes, para aumentar las ventas y también para construir una relación a largo plazo con diferentes partes interesadas que son externas a la organización.
d. Redes sociales: este medio de comunicación externa está más avanzado que los anteriores y también es más reciente. Las diferentes plataformas de redes sociales como Facebook, LinkedIn, Twitter o WhatsApp resultan muy útiles para interactuar con personas externas de la organización.
f. Comunicados de prensa: los comunicados de prensa también juegan un papel vital en la comunicación externa, ya que las organizaciones pueden mejorar su imagen de marca y su credibilidad a través de ellos. Además, es posible conectarse con diferentes clientes potenciales por este medio.
Organizaciones de todo tipo utilizan medios de comunicación externos para comunicar las características y coste de sus productos y servicios. Este medio puede ser publicidad en periódicos, transmisión en canales de radio, Internet, etc. Las diferentes ofertas de promoción como cupones, puntos de bonificación, compre 1 obtenga 1 gratis, etc., están diseñadas por la organización para aumentar las ventas, atraer y retener clientes leales.
Los mensajes de correo electrónico también se pueden enviar a los clientes para informarles sobre descuentos, muestras gratuitas, etc.
Es la que no tiene el control directo de una organización. Por ejemplo, los empleados absorben y fortalecen su conocimiento sobre su trabajo y organización diariamente y cuando discuten lo mismo en el entorno externo de la organización, entonces se considera comunicación externa informal. ¿Imaginas el impacto positivo para tu marca empleadora cuando tus empleados hablan de las ventajas de la retribución flexible?
La comunicación externa facilita a la empresa difundir su cultura y dar publicidad a sus valores con sus clientes, accionistas, proveedores u otras personas. Hoy día es bien sabido que el éxito de cualquier negocio no solo depende de sus ventas, sino también de la percepción que de él tengan sus clientes y otras partes interesadas. A través de la comunicación externa, una organización puede construir su imagen.
Además, mediante diferentes medios de comunicación externos como sitios web o redes sociales, las empresas pueden aumentar la conciencia de sus productos o servicios en su audiencia, ya que se trata de una forma muy conveniente de llegar al público objetivo y que, al mismo tiempo, constituye una de las estrategias de promoción más rentables.
