Un estado de conciliación bancaria (ejemplo) es un documento que hace coincidir el saldo de efectivo en el balance de una empresa con el monto correspondiente en su estado de cuenta. La conciliación de las dos cuentas ayuda a determinar si se necesitan cambios contables.

Las conciliaciones bancarias se completan a intervalos regulares para garantizar que los registros de caja de la empresa sean correctos. También ayudan a detectar fraudes y cualquier manipulación de efectivo, por lo que su valor es indudable, en términos de control.

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Qué puede motivar la necesidad de hacer una conciliación bancaria

Existen distintas razones para que se produzca una diferencia entre el extracto bancario y el registro contable de la empresa. Cualquiera de ellas podría identificarse con la conciliación bancaria, ejemplo de ello puede encontrarse a diario en negocios de todas las industrias.

Cuando los bancos envían a las compañías un extracto bancario que contiene el saldo de caja inicial de la compañía, las transacciones durante el período y el saldo de caja final, casi siempre, entre el saldo de caja final y el saldo de caja final de la compañía se aprecian diferencias. Algunas razones para ello son:

  • Depósitos en tránsito: efectivo y cheques que se han recibido y registrado pero que aún no se han registrado en el extracto bancario.
  • Cheques pendientes: cheques emitidos por la empresa a los acreedores, pero cuyos pagos aún no se han procesado.
  • Cargos por servicios bancarios: los bancos deducen los cargos por los servicios que brindan a los clientes, pero estos montos generalmente no se perciben ni anotan en la contabilidad.
  • Cheques de fondos insuficientes: se trata de una situación habitual en la conciliación bancaria. Ejemplo de ello sería cuando un cliente deposita un cheque en una cuenta, pero la cuenta del emisor del cheque no tiene un monto suficiente para pagarlo. En ese caso, el banco deduce de la cuenta del cliente el cheque que se acreditó previamente.

Hoy en día, muchas empresas utilizan software de contabilidad especializado para reducir la cantidad de trabajo y los ajustes necesarios y permitir actualizaciones en tiempo real. Corporate es un ejemplo de sistema de gestión integral que puede ayudar a minimizar errores y mejorar resultados en la conciliación bancaria.

Problemas de conciliación bancaria: ejemplo de 3 de ellos

Hay varios problemas que deben tenerse en cuenta, puesto que surgen continuamente como parte de la conciliación bancaria, ejemplo de ellos son:

  • Cheques sin liquidar que continúan sin presentarse. Habrá un número residual de cheques que no se presenten al banco para el pago durante mucho tiempo, o que nunca se presenten para el pago. En el corto plazo, deben tratarse de la misma manera que cualquier otro cheque no compensado; pero con la precaución de mantenerlos en la lista de cheques no compensados ​​de los libros de contabilidad. A largo plazo, conviene comunicarse con el beneficiario para ver si alguna vez recibió el cheque. Al final, probablemente necesitará anularse el cheque original y emitirse uno nuevo.
  • Cheques que se liquidan el banco después de haber sido anulados. Como se señaló en el apartado anterior, si un cheque permanece sin cobrar durante mucho tiempo, probablemente se anulará y emitirá un cheque de reemplazo. Pero, ¿qué pasa si el beneficiario luego cobra el cheque original? Si se anuló con el banco, la misma entidad debería rechazar el cheque cuando se presente. Si no se tomó esta precaución, debería registrarse el cheque con un crédito en la cuenta de efectivo y un débito para indicar el motivo del pago (como una cuenta de gastos, o un aumento en una cuenta de efectivo o una disminución en una cuenta de responsabilidad). Si el beneficiario aún no ha cobrado el cheque de reemplazo, debería primero anularse con el banco de inmediato para evitar un doble pago. De lo contrario, el objetivo sería solicitar el reembolso del segundo cheque con el beneficiario.
  • Cheques depositados que son devueltos. Hay casos en los que el banco se puede negar a depositar un cheque, generalmente porque se extrae de una cuenta bancaria ubicada en otro país. En este caso, debe revertirse la entrada original relacionada con ese depósito, que será un crédito a la cuenta de efectivo para reducir el saldo de efectivo, con un débito (aumento) correspondiente en cuentas por cobrar.

Además de estos problemas que surgen en la conciliación bancaria, ejemplo como cualquiera de los tres anteriores; podría darse una última circunstancia: que las fechas cubiertas por el extracto bancario hayan cambiado, por lo que algunos artículos están incluidos o excluidos. Esta situación solo debería presentarse si alguien de la empresa solicitó al banco que modificase la fecha de cierre de la cuenta bancaria de la empresa.

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