Llegar a un equilibrio entre la vida laboral y la vida familiar es un objetivo al que todos aspiramos, pero es difícil encontrar tiempo para todo. Sin embargo, trabajando de forma productiva, conseguirás más tiempo para ti y para disfrutar con los tuyos. Te damos algunos consejos sobre cómo organizarse en el trabajo para poder disfrutar de más tiempo de ocio.

Clasificación de tareas

En primer lugar, es esencial tener claro qué tareas hay que realizar. Para ello, haz una lista de tareas y asigna a cada una de ellas una puntuación por urgencia y por importancia

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La segunda parte de la gestión de tareas consiste en fijar una fecha límite basándose en el valor que se ha asignado previamente. Para ello, hay que saber qué objetivos queremos cumplir. Si no sabemos a dónde queremos llegar, no podremos emprender el camino correcto.

El sistema ABC

Aplicando el principio de Pareto, el 20% de las tareas cumplen el 80% de los resultados. Por tanto, te aconsejamos detectar ese 20% de las tareas para poner toda tu atención y esfuerzos en ellas. Te proponemos la clasificación ABC:

  • Tareas A. Son imprescindibles para conseguir nuestro objetivo. No se pueden posponer. Son importantes y urgentes. Cuanto antes las termines, más motivado te sentirás para afrontar el resto del día. Ponte a ello desde primera hora de la mañana, cuando tu mente aún está fresca. 
  • Tareas B. Nos ayudan a conseguir nuestros objetivos, aunque no de forma directa. Suelen exigir menos esfuerzo que las anteriores, pero pueden ser monótonas y numerosas. Trata de completar alguna para borrarla de la lista y toma un descanso antes de continuar con la siguiente. 
  • Tareas C. No están relacionadas directamente con nuestro objetivo. Se pueden posponer, delegar o, directamente, olvidar. Pero, ojo, el peligro se encuentra en que realizarlas no supone mucho esfuerzo y nos ponemos a ello sin pensarlo mucho, lo que nos resta tiempo para realizar las tareas A o B. En particular, no realices este tipo de tareas en tus horas más productivas. Es preferible usar la tarde, cuando la energía ha disminuido después de pasar horas trabajando.

La importancia del orden

Es cierto que cada persona es como es y algunos necesitan su caos personal para sentirse a gusto. Sin embargo, si la mesa de trabajo está limpia y ordenada, seguramente pasarás menos tiempo buscando documentos o herramientas de trabajo.

El escritorio

Un escritorio limpio y ordenado mejorará tu productividad. ¡Pruébalo!

  • Minimalismo. Cuantos menos objetos tengas a la vista, más concentración lograrás. Lo que no necesites, guárdalo o, directamente, arrójalo a la basura. Te pueden ser muy útiles, para ordenar, archivadores, botes para bolígrafos, cajones con compartimentos. En este sentido, el método japonés propone lo siguiente: orden, limpieza, clasificación, control visual y disciplina.
  • Adapta tu escritorio a tu trabajo (y no al revés). Si en tu trabajo es necesario gestionar mucho papeleo, usa dos bandejas: una de entrada (trabajo por hacer) y otra de salida (trabajo acabado). En cuanto a la silla, la pantalla, las lámparas, los cajones y demás objetos, trata que se adapten a tu cuerpo y colócalos de modo que te sientas a gusto y cómodo.

El correo electrónico

Lo comentado para ordenar el escritorio, se puede aplicar al indispensable email:

  • Utiliza carpetas para organizar el correo de entrada y, si es necesario, subcarpetas. Encontrarás rápidamente cuando busques entre los mensajes archivados.  
  • Usa categorías para clasificar la urgencia de los mensajes. Puedes usar, como se ha comentado más arriba respecto a las tareas, el sistema ABC. Aborda los correos más urgentes primero.
  • Usa reglas automáticas para gestionar el correo entrante. Por ejemplo, para clasificarlos según su procedencia.
  • Crea plantillas para responder: a clientes, a proveedores, correos internos, días señalados, etc.

Beneficios de organizarse en el trabajo

Hay muchas razones para dirigir los esfuerzos hacia una organización eficiente del tiempo y el trabajo:

  • Disminuye el estrés y el cansancio
  • Se crea un entorno laboral equilibrado 
  • Se evitan decisiones precipitadas
  • Se reducen los conflictos

Pero, sobre todo, ganarás tiempo que podrás aprovechar para disfrutar en tu vida personal: ir de cena con tu pareja o amigos, pasar más tiempo con tu familia o ir de compras. Suena bien, ¿verdad?

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