Contabilizar nómina: las cuentas claras

La similitud entre algunas cuentas puede dar lugar a error y retrasar la decisión de los responsables de contabilizar la nómina en la empresa. Pero, en realidad, no debería ser así. Vamos a despejar dudas profundizando en los asientos sobre nóminas.

Cuentas que debes conocer para contabilizar la nómina

Lo primero que hay que tener claro al contabilizar la nómina es que estos conceptos entran dentro del Grupo 6 que, según el Plan General Contable (PGC), es el que se destinará a compras y gastos.

Los gastos de personal se contabilizan en cuentas diferentes, como puede verse en la siguiente tabla, extraída del articulado del PGC:

En esta misma norma, se recoge que las cuentas destinadas a contabilizar sueldos, salarios y asimilados son las siguientes:

• 640: Sueldos y salarios. Remuneraciones, fijas y eventuales, al personal de la empresa. Se cargará por el importe íntegro de las remuneraciones devengadas:

1.  Por el pago en efectivo, con abono a cuentas del subgrupo 57.
2. Por las devengadas y no pagadas, con abono a la cuenta 465.
3. Por compensación de deudas pendientes, con abono a las cuentas 254, 460 y 544 según proceda.
4. Por las retenciones de tributos y cuotas de la Seguridad Social a cargo del personal, con abono a cuentas del subgrupo 47.

• 641:  Indemnizaciones. Cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio. Se incluyen específicamente en esta cuenta las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas. Se cargará por el importe de las indemnizaciones, con abono, generalmente, a cuentas de los subgrupos 14, 46, 47 ó 57.
• 6450: El grupo 645 se destina a retribuciones al personal mediante instrumentos de patrimonio. Se trata de importes liquidados por la empresa con instrumentos de patrimonio o con importes en efectivo basados en el valor de instrumentos de patrimonio a cambio de los servicios prestados por los empleados. El movimiento de las cuentas citadas de cuatro cifras es el siguiente: 6450/6457. Y se cargarán:

1. Por el importe de las retribuciones devengadas satisfechas con instrumentos de patrimonio de la propia empresa, con abono a cuentas de los subgrupos 10 y 11.
2. Por el importe de las retribuciones devengadas a satisfacer en efectivo, con abono a la cuenta 147.

Recursos que pueden facilitar el proceso de contabilizar una nómina

Existen algunos recursos que pueden ser de utilidad cuando sea necesario consultar dudas acerca del proceso de contabilizar una nómina. Son los siguientes:

• Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
• Plangeneralcontable.com. En esta web se ofrecen diferentes recursos que pueden ayudar a entender mejor la contabilidad de la empresa y optimizar su gestión. Dentro de esta web puede encontrarse también un foro
• Captio. Una página que, aunque está centrada en la gestión de los gastos de viaje en empresas, también dispone de recursos útiles para resolver cuestiones de contabilidad.
• Todoexpertos. Un foro donde profesionales del sector de asesoría y consultoría resuelven dudas, como las relacionadas con contabilizar la nómina.

¿Ya sabes cómo contabilizar la nómina? Si te quedan dudas, puedes dejarlas en comentarios.

Dídac Pons

Finance Manager at Edenred España