El contador de horas de trabajo no se detiene… pero, por desgracia, no ocurre lo mismo con tu concentración… o la de tus empleados. Aunque el cerebro no para en todo el día, muchas de las actividades que lleva a realizar no son para nada productivas. Es hora de poner freno a esta situación, encontrando qué es lo que suele robar el tiempo y cómo evitar que esto suceda.

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Cómo evitar que el contador de horas de trabajo corra sin que ello se refleje en la productividad

Nuestro tiempo es finito e insustituible y, en el plano laboral, se nos paga al minuto. Una vez que un momento, un día o un año se han ido, se han ido para siempre y no es justo que, en ocasiones, esto suceda sin que haya un retorno en productividad.

Es preciso protegerse y proteger a los empleados de las influencias externas e internas que impiden llevar a cabo tareas importantes, las que hacen que estemos ocupando una determinada posición en la empresa. El primer paso es conocer esos ladrones de tiempo que juega en contra del contador de horas de trabajo:

Influencias externas que restan productividad

  1. Interrupciones. Una llamada telefónica o un visitante afectan al rendimiento ya que, no solo toma tiempo lidiar con la interrupción en sí, sino que recuperar la concentración y restaurar el trabajo productivo tras ese lapso, requiere de quince minutos, en promedio. La solución es trasladarse a un área donde el teléfono y correo electrónico no puedan causar distracciones o donde no se puedan recibir visitas inesperadas, de esta forma, el contador de horas de trabajo informará solo acerca de minutos trabajados efectivamente.
  2. Desorden y desorganización. El desorden físico puede costarnos tiempo porque estamos buscando cosas y cuidando artículos que realmente no necesitamos. También necesitamos organizar nuestro tiempo, porque si no tenemos un plan sobre cómo y cuándo se harán las cosas, no podremos gestionar bien nuestros minutos en la oficina. La solución es buscar un sistema que garantice el orden en el puesto de trabajo y planificar la actividad de cada jornada, a última hora de la anterior.
  3. Reuniones. Hay distintos estudios que prueban que muchos de los que asisten a reuniones están pensando en otras cosas. Y es que, aunque las reuniones pueden ser valiosas, también pueden conducir a desperdiciar una cantidad significativa de tiempo. La solución para evitar el desperdicio de minutos es planificar bien el programa a seguir y llegar todos los asistentes bien informados acerca de los temas a tratar y lo que se espera de la participación de cada uno.

Influencias internas que restan efectividad

No siempre son los demás quienes provocan una caída en nuestra productividad, aunque el contador de horas de trabajo siga funcionando. A veces nosotros mismos somos nuestro mayor obstáculo.

El arrepentimiento, que nos lleva a lamentar errores del pasado y a sumirnos en pensamientos negativos; la duda, que no facilita el establecimiento correcto de prioridades al conducir a la falta de confianza en uno mismo o la comparación, que implica medirnos a nosotros mismos por lo que otras personas están haciendo o cómo lo están haciendo pueden ser conductas emocionalmente perjudiciales, pero, además, desfavorables para la empresa, puesto que restan productividad y afectan al rendimiento, la motivación y el clima laboral.

En conclusión, para defendernos contra los hábitos que nos hacen menos efectivos y echan a perder minutos de nuestro tiempo hace falta ser más conscientes de cómo aprovechamos la jornada laboral y buscar formas de mejorar el uso de cada hora que se pasa en el puesto de trabajo. Es sencillo, si se abraza el propósito, se tienen ganas de mejorar y se aplican buenas prácticas como:

  • Fijarse una hora para consultar el email. De esta forma, no se estará entrando y saliendo de la aplicación constantemente o respondiendo correos como un goteo.
  • Plantearse un objetivo de tiempo efectivo de actividad y tiempo de descanso merecido. Por ejemplo, por cada hora de trabajo, cinco minutos de desconexión consultando las noticias en internet o levantándose a beber un vaso de agua.

¿Crees que, a partir de ahora, el contador de horas de trabajo estará más en línea con las tareas que se han sacado adelante?

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