Cada vez es más habitual, además de obligatorio en algunos sectores, que las empresas lleven a cabo un control de presencia de sus empleados en los puestos de trabajo. Esto permite conocer el tiempo real trabajado, además de las circunstancias concretas en las que se llevan a cabo en cada caso, lo tiene un importante impacto tanto en los empleados como en la propia empresa.

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Qué es el control de presencia

El control de presencia es todo sistema que permita no solo controlar las horas de entrada y salida de los trabajadores, sino que además aporta información concreta y objetiva de las circunstancias en las que se lleva a cabo el trabajo. Es decir, es un control de los trabajadores que está asociado tanto a las horas de trabajo como a la posición de los trabajadores dentro de la empresa en cuestión.

Hay que tener en cuenta que el control de presencia de los trabajadores se puede llevar a cabo de formas muy diversas y adaptadas a cada puesto laboral (no será lo mismo un trabajador que esté sentado frente a un ordenador que uno que trabaje desplazándose de un lugar a otro). Sin embargo, también que considerar que estos controles están limitados por la legislación vigente, por lo que no todos son aptos en todos los entornos de trabajo, por lo que será importante valorar cuál es el más adecuado en cada caso si se opta por instalar uno de estos sistemas de control en una empresa. 

Ventajas del control de presencia

El control de presencia tiene la principal ventaja de que aporta información concreta y objetiva referente tanto a las entradas y salidas de los trabajadores en su puesto de trabajo, como respecto a las circunstancias en que se lleva a cabo el trabajo en dichas horas. Es decir, este tipo de controles permiten conocer el momento exacto en el que un trabajador entra o sale de su puesto de trabajo, pero también permiten distinguir qué parte de ese trabajo se corresponde con las horas normales de su jornada laboral y cuáles constituyen horas extras, horas festivas, o por ejemplo cuánto tiempo de trabajo está realizando un empleado que esté trabajando en remoto.

Este control de presencia permite ajustar la retribución de los empleados acorde a su trabajo real. Es decir, por un lado evita abusos por parte de la empresa respecto a sus empleados (por ejemplo, en el caso de horas extras que no queden contabilizadas). Y por otro evita abusos de los empleados respecto a la empresa (por ejemplo, empleados que siempre entren más tarde de su hora establecida). De esta forma, se aspira a que el control de presencia permita establecer retribuciones más justas, y ajustadas a cada circunstancia particular o personal.

De hecho, el control de presencia de los empleados permite conocer, entre otra mucha información, el número exacto de horas extra que los trabajadores están realizando. En este punto, la empresa en cuestión tiene diversas opciones para retribuir a los trabajadores por esta actividad realizada. Por ejemplo, a través de la Retribución Flexible, que permite obtener un mayor poder adquisitivo para los empleados gracias al ahorro fiscal que implica. Por otro lado, también se puede retribuir al trabajador en forma de beneficios sociales, por ejemplo a través de Ticket Restaurant o Ticket Transporte, que el empleado usará como más convenga y que está exento de retenciones fiscales. Finalmente, otra de las formas más habituales es compensar las horas extras realizadas con días libres acordes al tiempo extra dedicado a la empresa.

Cómo implementarlo en una empresa

Existen diferentes formas de implementar el control de presencia en una empresa. Por lo general, siempre se suelen utilizar dispositivos físicos estáticos que marcan la entrada o salida de los empleados de sus respectivos puestos de trabajo. Estos dispositivos físicos están asociados a una tarjeta personal de empleado, o incluso a su huella dactilar o mediante reconocimiento facial
Sin embargo, también existen otros sistemas más sofisticados, como pueden ser el control de presencia mediante pulsera, o mediante la activación de una cuenta personal en una plataforma de la propia empresa. Según sea el caso y el tipo de trabajo en particular, lo más común será decantarse por el sistema que sea más efectivo en cada caso.

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