Cualquier empresario sabe que para dirigir un negocio se necesita mucha determinación y responsabilidad. Sin embargo, también hay otros factores en juego como el control presupuestario. Incluso los emprendedores más motivados no podrían haber tenido éxito si no supieran cómo gestionar sus activos.

El problema es que, por lo general, las empresas de cualquier tamaño están sujetas a fluctuaciones presupuestarias importantes, a veces predecibles y otras no. Por eso se necesita un plan presupuestario claro que sea lo suficientemente flexible como para soportar situaciones críticas y el conocimiento de las mejores prácticas en esta área.

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Evitar riesgos, ganar en seguridad: objetivos cumplidos con control presupuestario

El control presupuestario más efectivo es sistemático, objetivo y… también automático. Minimizar la interacción humana, por ejemplo, en lo que respecta a las notas de gastos; integrar y normalizar todas las facturas de gastos e ingresos y asegurar la alineación del departamento financiero con otras áreas de negocio son mejores prácticas que nunca fallan.

Si aspiras a un control presupuestario a prueba de imprevistos, sería aconsejable que tuvieses en cuenta cuatro principios:

  1. No quedarse corto. A esperar mayor volumen de gasto se deja lo menos posible al azar. Especialmente si el negocio se encuentra dando sus primeros pasos, ser demasiado optimista sobre los ingresos y gastos puede resultar peligroso. Además, en el caso de una empresa de servicios, es clave darse cuenta de que no suele haber dos proyectos iguales. Eso significa que algunos pueden ser más exigentes desde un aspecto financiero, lo que infiere que siempre debe esperar menos ingresos y más gastos para mantenerse a salvo.
  2. Contabilidad impecable. Registrar los gastos, interpretarlos y analizarlos es la manera de ser siempre consciente del estado financiero en el que se encuentra el negocio. Además, es clave clasificar los gastos correctamente, ya que ello permite comprender mejor dónde se pueden reducir los costes, si es necesario.
  3. Ciclo de planificación. Siempre es buena idea seguir un patrón cuando se trata de evaluar objetivamente el presupuesto y rendimiento anual. Esto hace posible superponer resultados por ejercicio, compararlos y encontrar ideas para mejorar siempre que sea posible. Al crear un patrón propio que refleje las peculiaridades del nicho o industria en que se engloba la empresa, la tarea se va volviendo cada vez más sencilla y efectiva.
  4. Abordar regularmente el presupuesto. Al fin y al cabo, en eso consiste el control presupuestario. Lo ideal sería hacerlo con una periodicidad mensual. El motivo es que el negocio siempre puede enfrentarse a nuevos retos, lo que implica que el presupuesto necesitará ser ajustado o modificado.

Como decíamos, uno de los puntos clave para un buen control presupuestario es la planificación. Sin embargo, no siempre es posible atar todos los cabos. Las tarjetas de empresa que se usan indiscriminadamente o las notas de gastos que exigen el abono de importes de tickets que exceden las expectativas son problemas habituales. Para solucionarlos y evitar sus consecuencias se puede recurrir a Corporate, una solución práctica y amigable, que permite acceder a un modelo de gestión integral de los gastos profesionales y además fomenta el ahorro al facilitar la recuperación del IVA.

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