¿Descargar factura es aún un problema?

¿Cuántas veces te has encontrado con que no podrías descargar una factura? Este tipo de problemas que nos da la tecnología, también se resuelven con avances innovadores. Y es que, a día de hoy, puede que no te haga falta el papel y que ni siquiera sea preciso descargar una factura cuando tengas una Inspección de Hacienda.

¿Vas a descargar una factura? ¿Por qué?

Igual no te habías planteado aún que imprimir justificantes, fotocopiar tickets o descargar una factura y archivarla en un cajón, junto a otros documentos va en contra de los objetivos de sostenibilidad de los que tu empresa puede presumir.

Esta falta de alineación con tus metas responsables es fruto de la continuidad de algunos hábitos que tardan en desaparecer. Muchas veces se hacen copias de algunos ficheros, “por si acaso”, otras, es porque no existe otra forma de justificar un gasto o un ingreso.

De cara a los grupos de interés del negocio esto revela una falta de consistencia que puede no ser tan grave en realidad. Quizás se trata del último resquicio antes de pasarte a una gestión 100% verde.

Por otra parte, el trabajar con documentación en papel implica importantes riesgos de cumplimiento, ya que estos documentos que no se hallan digitalizados:

• Pueden extraviarse.
• Podría perder calidad su soporte, por la calidad de la tinta o el papel, y terminar quedando ilegibles.
• Pueden estropearse y su deterioro impedir la lectura de los datos que contienen.

Además, la gestión en papel que rodea al momento de descargar una factura tiene un componente muy elevado de participación humana. Y eso implica errores. A veces el fallo está en el contenido, otras en la manipulación.

Se puede olvidar la coma que indica un decimal o puede desaparecer un ticket que impide que la empresa pueda justificar un gasto ante la Agencia Tributaria.

Tanto en el caso de los problemas de cumplimiento regulatorio, como en el de los problemas internos de gestión; la mala imagen corporativa es solo una de las muchas consecuencias negativas para el negocio. Le siguen la dificultad para alcanzar los objetivos de ahorro, el pago de multas o recargos o el aumento de la deuda de la empresa.

Afortunadamente, ya no te hace falta tener que descargar facturas. Si usas la solución Corporate verás como tus gestiones se vuelven más ágiles, cómodas y libres de errores. Encontrarás ese ticket que necesitabas, en el momento preciso, porque estaba digitalizado. No habrá fallos, podrás recuperar el IVA que habías pagado y, además, tendrás tus presupuestos más controlados, al alcance de la mano y a tan solo un clic de distancia con tu móvil.

El futuro ha llegado y hay que cambiar la manera de hacer las cosas, por los clientes, por los empleados y por el planeta. Anímate a cambiar la gestión en papel por una más eficiente, responsable y rentable.

Dídac Pons

Finance Manager at Edenred España