Las dietas mal justificadas habían sido durante años un problema del trabajador que las percibía. Así, quienes no conservaban las facturas o recibos que justificaban sus dietas exentas de IRPF, podían verse en apuros si Hacienda le solicitaba esta información para acreditar que, efectivamente, esas cantidades estaban libres del pago del impuesto. Pero las tornas han cambiado y una Sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia atribuye al empresario esa responsabilidad.

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El juez considera que no debe ser el empleado el sujeto de la comprobación tributaria, sino el empresario.

En virtud de lo dispuesto por el Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007) en su artículo 9, que establece que “a los efectos indicados en los párrafos anteriores, el pagador deberá acreditar el día y lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo”.

El empresario queda, por tanto, obligado a conservar todos estos recibos y justificantes para demostrar que las dietas exentas de IRPF se abonaron de acuerdo con los preceptos establecidos por la Ley; con una única excepción, que es el caso en que sea el propio administrador de la empresa o su propietario quien perciba las dietas.

Dietas exentas de IRPF: ¿aumenta la responsabilidad del empresario?

En realidad, la responsabilidad del empresario en cuanto a la gestión y tramitación de las dietas exentas de IRPF no se ha incrementado, sino que se mantiene. La diferencia es que, caso de tener que saldar cuentas por un fallo en las cantidades correspondientes o por la ausencia de justificantes de la información declarada el empresario responderá, ya que:

  • Hacienda llevará a cabo la comprobación de forma conjunta a organización y empleado, y no sólo al trabajador, como se venía haciendo hasta ahora.
  • No se exigirá al empleado conservar los recibos y facturas que acreditan la validez de las dietas exentas de IRPF.

Nóminas y certificados de ingresos deben confeccionarse cuidadosamente, para evitar que se produzcan pérdidas de alineación entre lo que se declara y lo que ha sucedido en la realidad. Y, para evitar problemas tributarios, es necesario que las empresas minimicen los errores en la contabilidad y gestión de estas partidas presupuestarias.

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Esta solución ha surgido como respuesta a la demanda de un sistema que automatizase la recogida de información y tiene muchas ventajas, como:

  • La tarjeta Ticket Restaurant es personal y va asociada a un titular. Además, existen otras opciones, como el cheque restaurante o el pago a través de móviles Android o iPhone vinculados a la tarjeta.
  • Sólo puede ser utilizada durante la jornada laboral, contribuyendo a la verificación de que se trata de dietas exentas de IRPF.
  • El Ticket Restaurant debe ser usado para el pago del servicio de comidas y no puede ser usado con otro fin ni canjeado por dinero.

Recurrir a una solución automatizada es más fácil y cómodo para los empleados, pero también lo es para ti, como responsable de todas las cuentas, ya que puedes disfrutar de la tranquilidad de saber con seguridad que toda la información sobre gastos queda recogida en el sistema de forma instantánea y que éstos son demostrables y válidos para justificar el pago de las dietas exentas de IRPF, ni un euro más, ni un euro menos.

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