La crisis del coronavirus ha puesto de manifiesto, una vez más, la necesidad de la digitalización de empresas como único medio para seguir en activo tanto en situaciones ordinarias como en aquellas completamente extraordinarias. La digitalización de los negocios es un proceso necesario en el caso de que se quiera ser una compañía adaptada a las nuevas demandas del mundo actual, así como también una empresa altamente eficiente y rentable. A continuación, te desvelamos algunas de las claves más importantes de este proceso, y las distintas fases que toda compañía debería llevar a cabo durante dicha transformación.
Qué es la digitalización de empresas
La digitalización de empresas es el proceso a través del cual las compañías integran las tecnologías digitales a su dinámica de trabajo. Este proceso se caracteriza por el uso de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación) a la hora de ejecutar la mayor parte de las tareas que la empresa lleva a cabo, ya sea una compañía que ofrezca productos físicos o servicios inmateriales.
Importancia de la digitalización de empresas
El uso de las TIC permite, entre otras ventajas, la deslocalización y el teletrabajo de los empleados. De esta manera, la actividad de los trabajadores no está limitada a un espacio físico tradicional, sino que, con una conexión a Internet y un dispositivo desde donde poder trabajar (ordenador, tableta, smartphone, etc.), son capaces de continuar con su actividad habitual independientemente de las circunstancias y ubicación en la que se encuentren.
Por otro lado, la digitalización de las empresas no debe entenderse solo como el establecimiento de la tecnología necesaria para que los empleados puedan realizar su trabajo en el entorno virtual y de manera telemática, sino que este proceso también debe incluir a la otra parte indispensable en cualquier actividad económica: los clientes.
El proceso de digitalización tiene que responder a las dos partes implicadas en las ventas de productos y servicios. Es decir, permitir que los trabajadores realicen su actividad de manera digital y que, al mismo tiempo, los clientes puedan acceder a los productos y servicios de la compañía también de forma digital.
La importancia de la digitalización de las empresas es tal que, actualmente, se puede considerar que aquellas compañías que no afronten este proceso terminarán por tener que cerrar. Esto se debe a varios motivos.
En primer lugar, a que el proceso de digitalización hace que cualquier empresa sea considerablemente más eficiente y rentable y, por lo tanto, más competitiva en comparación con el resto de compañías. En segundo lugar, hay que tener en cuenta que aquellas empresas que se resisten a la digitalización, terminan por ser irrelevantes al no tener presencia en el mercado, lo que les afecta de una forma muy negativa a su capacidad de ventas.
Es decir, la digitalización es un proceso que, cuando se lleva a cabo, impulsa a la empresa a unas ventas muy elevadas, pero que, en el caso de no realizarse, implica la invisibilidad de la compañía. Se trata de dos caras de una misma moneda que, desde dos perspectivas distintas pero complementarias, explican la inminente necesidad de cualquier negocio de afrontar el proceso de digitalización.
Cómo ejecutar la digitalización de empresas
A la hora de afrontar la digitalización de empresas hay que tener en cuenta que no todas las compañías son iguales. No todas las compañías ofrecen los mismos servicios o los mismos productos. Sin embargo, sí que se pueden establecer una serie de fases o etapas que todas deben seguir para implementar el proceso digital y adoptarlo como modus operandi propio.
Como es natural, cada una de estas etapas deberá estar adaptada a las propias circunstancias de cada negocio. Pero, en todos los casos, son fases que deberán ejecutarse de forma lineal y completa para asegurar que el proceso de digitalización sea llevado a cabo con éxito.
Fase 1: Análisis de la situación actual (análisis interno y de los clientes)
La primera fase que se debe realizar a la hora de afrontar un proceso de digitalización de empresas es el del análisis de la situación actual de la compañía. Este análisis permite la identificación tanto de las fortalezas como de las debilidades tecnológicas de la propia compañía. Así mismo, también se debe analizar el perfil de los clientes de la compañía, y la manera en que estos se relacionan con las TIC y los procesos digitales en su conjunto.
Fase 2: Establecimiento de hoja de ruta para la digitalización
En segundo lugar, una vez que se disponga de toda la información referente a la fase anterior, se estará en condiciones de establecer una hoja de ruta de aquellas tecnología y acciones concretas que se van a implementar en la compañía para digitalizarla. En esta fase, es fundamental tener en cuenta las particularidades de cada empresa, ya que cada compañía necesitará poner el foco en determinadas tecnologías frente a otras, así como en la manera determinada en que se relaciona con sus clientes.
Fase 3: Formación de los trabajadores e implementación de las nuevas tecnologías
Una vez que se ha establecido la hoja de ruta del proceso de digitalización, la siguiente fase consiste en la implementación de dicha hoja. En este punto, hay que tener en cuenta que la ejecución se llevará a cabo siempre en dos áreas bien diferenciadas.
Por un lado, es indispensable que se realice la correcta y completa formación de los empleados que van a usar estas nuevas tecnologías. Esta parte del proceso debe entenderse como una inversión más de la compañía en lo que a la digitalización se refiere, ya que, al fin y al cabo, aunque se disponga de la tecnología adecuada, si los trabajadores no saben cómo aprovecharla al máximo, la eficiencia del proceso se verá altamente deteriorada.
En segundo lugar, también es necesario la implementación concreta de las nuevas tecnologías que se aplicarán, que pueden ser tanto desde una perspectiva de hardware como de software.
Fase 4: Análisis del impacto obtenido y del feedback de los clientes
Finalmente, la última de las fases de la digitalización de las empresas consistirá en analizar el impacto que el proceso ha tenido y cuál ha sido el feedback de los clientes. Esta última fase está enfocada a la identificación de posibles debilidades del nuevo sistema y a su posterior solución. De esta forma, el proceso de digitalización empresarial estará en constante cambio y renovación, lo que asegurará que estemos ante una compañía altamente eficiente y, sobre todo, en continua actualización para mantener la eficiencia mencionada y, con ella, una alta productividad y obtención de beneficios.
Maria Abolafio
Responsable RSC en Edenred España
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