La digitalización de la gestión de gastos es una parte fundamental del proceso de digitalización de las empresas en su conjunto. Cuando una factura o ticket se digitaliza, debe cumplir una serie de requisitos, que son los que le permiten que tenga la misma validez que cualquier otro documento físico. Este proceso tiene muchas ventajas, desde el ahorro que implica respecto a gestión y almacenamiento, al ahorro de tiempo y dinero que se invierte en estas actividades. 

Digitaliza tus gastos de empresa con Corporate:  Infórmate sin compromiso

Importancia de la gestión de gastos

La gestión de gastos es una parte imprescindible de cualquier empresa. Por un lado, permite que la propia empresa controle los gastos que le son propios y, por otro, le permite presentar dichos gastos ante la Agencia Tributaria. Por ello, se trata de una actividad que es común a cualquier empresa y, aunque tradicionalmente se ha realizado de forma física (presentando facturas y tickets en papel), hoy en día lo más recomendable es adaptarse al formato digital por las muchas ventajas que este sistema presenta. 

Cómo realizar la gestión de gastos de forma digital 

En España, el uso de facturas digitales funciona desde el año 2007. Una factura o ticket digital es un documento con la misma validez legal que un documento físico en papel. Por ello, deben cumplir una serie de requisitos, que son los que los validan como tal ante la Agencia Tributaria. 

Algunos de los aspectos que se tienen que tener en cuenta a la hora de digitalizar documentos de gastos son los siguientes: 

  • Usar un formato homologado: Los documentos digitales deben ser un archivo de tipo PDF, TIFF, JPEG, PNG, ISO19005, así como cualquier otro que esté aceptado por la Agencia Tributaria. 
  • Resolución mínima de 200 píxeles: El documento debe ser perfectamente legible, lo que se garantiza con una resolución de 200 píxeles o más. 
  • Uso de un software homologado por AEAT: Es decir, no solo el archivo debe estar en un formato homologado, sino que el programa o software usado para la creación de dicho archivo también debe estar homologado de igual manera. 
  • Firma digital del documento: Debe incluirse en el documento digital en cuestión. 

Descubre la solución integral para la gestión y control  de gastos profesionales

Ventajas de la digitalización del proceso de gestión de gastos

Es evidente que el auge de la digitalización de la gestión de datos no es casual, sino que responde a las múltiples ventajas que este sistema presenta respecto a la gestión física o analógica de este tipo de documentación.

Algunas de las ventajas más destacadas son las siguientes: 

  • Ahorro de espacio: Una de las principales ventajas asociadas a la digitalización de la gestión de gastos es que no se requiere espacio físico para almacenar los documentos, ya que estos se almacenan directamente en el ordenador. 
  • Ahorro de tiempo: El uso de sistemas de gestión de gastos digitales ahorra gran cantidad de tiempo, ya que es un sistema mucho más ágil y dinámico que la gestión física de este tipo de documentación. 
  • Ahorro de dinero: En conjunto, resulta un sistema mucho más barato y económico. 
  • Localización inmediata: Permite la localización inmediata de cualquier documento de gasto, ya que la búsqueda se realiza de manera automática en el ordenador. 
  • Reducción de las tareas de contabilidad: Al usar una gestión de gastos digital, muchas de las tareas están automatizadas, por lo que las tareas de contabilidad asociadas se reducen al mínimo. 
  • Facilita la gestión de las notas de gasto: En su conjunto, constituye un método mucho más sencillo, fácil y cómodo de utilizar. 
  • Se adapta a la deslocalización de empresas: Al no requerir de un espacio físico para acceder al documento, se adapta perfectamente a la deslocalización de empresas. Además, este tipo de gestión de gastos se adapta a la perfección a las necesidades de teletrabajo que puedan acontecer en cualquier situación empresarial, ya sean voluntarias o involuntarias (por ejemplo la crisis sanitaria desencadenada por el Codvid-19). 
  • Ahorro de papel: Además, se trata de un sistema más ecológico y respetuoso con el medio ambiente, puesto que no requiere del uso de papel para la tenencia del documento. 

Además, hay que tener en cuenta que, hoy en día, existen distintos programas y herramientas que ayudan y facilitan en la gestión y control de la gestión de gastos de todo tipo, por lo que su acceso e implantación en la empresa es muy sencilla. 

Un ejemplo lo tenemos en Corporate, la herramienta de Edenred que permite tener todos los gastos profesionales bajo control. Desde digitalizar notas de gasto a recuperar el IVA, con acceso a informes de los gastos y con la capacidad de acceso directo a toda la información unificada de manera online y desde cualquier lugar en el que te encuentres. 

New Call-to-action
Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.