El libro de facturas en la era digital

Ya hace tiempo que es admitida por la Agencia Tributaria la presentación de un fichero de datos, en vez de un tomo en papel, por eso, cuando hablamos del libro de facturas en la era digital no cuesta imaginarse un conjunto ordenado de bytes donde se contiene toda la información acerca de las facturas emitidas y recibidas.

Qué es el libro de facturas y qué información contiene

El libro de facturas es un registro que permite al empresario estar al día de su contabilidad. Gastos e ingresos quedarán anotados, incluyendo los datos más relevantes de cada factura, ya sea emitida por la empresa o con ésta por destinataria.

Los datos que no deben faltar en un libro de facturas, acerca de cada una de ellas, son los siguientes:

Número que la identifica.
Fecha en que ha sido emitida y fecha de realización de las operaciones (si no coincide con la de expedición).
Nombre, apellidos, NIF y razón social del destinatario.
Base imponible.
Información relativa al IVA, como el tipo gravado y el importe de este gravamen.
Retención de IRPF aplicada, caso que sea necesario.

Precauciones a tener en cuenta al cumplimentar el libro de facturas

SI se actúa con diligencia y se mantiene el registro debidamente actualizado, la cumplimentación del libro de facturas no debería revestir complejidad alguna puesto que, en la mayoría de los casos, bastará con proceder a copiar datos.

Sin embargo, esta actividad ha de realizarse observando las recomendaciones que la Agencia Tributaria ofrece al respecto, para evitar la omisión de documentos que pueda dar lugar a errores en la declaración de los ingresos.

Así, para mejorar la gestión de las facturas, desde Hacienda se aconseja aplicar estos requisitos:

Emplear el euro como moneda para determinar el importe de cada registro, aun cuando la factura esté emitida en otra divisa, caso en el que habrá que realizar la conversión.
Recoger los datos de forma clara y pulcra, evitando tachaduras y espacios en blanco.
Asegurarse de que la numeración de las páginas del libro de facturas es correlativa y sigue un orden incremental.
Corregir las omisiones, y también los errores, que se detecten con premura.

Muchas de estas mesuras son más fáciles de observar cuando el libro de facturas está creado en formato digital y, en tiempos de factura electrónica, no debería ser un impedimento hacer el esfuerzo extra de escanear, trasladar datos a ficheros electrónicos y virtualizar información tan relevante para el negocio.

Teniendo en cuenta que hay que poder garantizar la autenticidad documental, la legibilidad del contenido y la integridad de la información que aparece en las facturas, qué mejor manera de alcanzar estos objetivos que recurriendo a herramientas automatizadas de creación de facturas.

El entorno digital está lleno de oportunidades que, en lo que respecta al libro de facturas se convierten en ventajas, como la facilidad de enmendar los registros erróneos, la minimización de errores humanos, la mayor actualización y una seguridad más efectiva. Dar el paso a la facturación electrónica puede incluso potenciar el ahorro en tu compañía, y Ticket Gasolina es un buen ejemplo de ello, con su sistema de factura única que te facilita la recuperación el IVA.

Dídac Pons

Finance Manager at Edenred España