Facturas pendientes de recibir: mejores prácticas

La mejor forma de evitar problemas relacionados con las facturas pendientes de recibir es intentar no repetir los errores de siempre a la hora de gestionarlas. ¿Y cómo se consigue de una práctica y eficaz?

Desterrar los malos hábitos, mejorar el seguimiento que se hace de las cuentas pendientes y considerar estas facturas no recibidas como una forma de aumentar el beneficio de la empresa son solo algunas de las distintas maneras de optimizar la gestión de la cuenta 4009 del pasivo del balance.

Cómo optimizar la gestión de las facturas pendientes de recibir

Un método que no falla para evitar pasar por alto alguna de las facturas pendientes de recibir es automatizar su entrega y asegurar que esta se recibe de forma centralizada. Es lo que se consigue, por ejemplo, con el servicio de Flota Edenred.

Esta solución unifica todo el gasto en una factura única en base a un sistema prepago, facilitando también la recuperación del IVA.

Para otro tipo de gastos del negocio, la gestión de facturas pendientes de recibir puede mejorar si se aplican estas recomendaciones:

1. Evitar errores del pasado. En plena era digital, con el rápido crecimiento de la tecnología, las facturas en papel y el procesamiento manual son más un obstáculo que una ayuda. Mantener este tipo de sistemas hace que los pagos sean lentos, costosos, engorrosos y propensos a errores. Se está desperdiciando demasiado tiempo y dinero en formas de hacer las cosas obsoletas y eso no beneficia a la organización. Hay que encontrar la forma de automatizar.
2.  Gestionar y pagar. Es fácil concentrarse únicamente en mejorar la parte del procesamiento, pero el aspecto del pago es igualmente importante. Con todas las diferentes formas de pagos electrónicos disponibles, adoptar un enfoque de cartera que utilice la forma correcta de pago para cada proveedor o categoría de gasto se ha convertido en una de las mejores prácticas de la industria. Dar este paso permite ganar en eficiencia, impulsar el ahorro y conseguir mejorar la relación con los proveedores.
3.  Apoyarse en informes y análisis. Es conveniente tener visibilidad en tiempo real de todos los datos financieros para obtener inteligencia empresarial y perspectivas estratégicas. Las nuevas soluciones de informes y análisis avanzado pueden ayudar al negocio a identificar tendencias y cuellos de botella en los procesos de gestión de facturas pendientes, supervisar el volumen y el valor de las facturas, mejorar el análisis de efectivo, la planificación financiera y la gestión de liquidez y prevenir el fraude, entre otras muchas ventajas.
4. Transformar la gestión de facturas que están pendientes de recibir en un centro de beneficio. Si se programan los pagos de facturas para 60 días, en vez de 30, o 90 días, en vez de 60, se está ganando un margen de tiempo importante en el que se puede aprovechar ese capital que aún no se tiene que abonar. 

Al utilizar estas mejores prácticas para guiar la estrategia financiera se conseguirá aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión de facturas no recibidas.

El resultado de gestionar bien las facturas pendientes de recibir es la eliminación del riesgo de recargos por demora, la prevención de problemas que podrían afectar a la imagen de la empresa y a su relación con los proveedores e incluso el acceso a oportunidades que, de otra forma, no podrían haberse disfrutado.

Dídac Pons

Finance Manager at Edenred España