El blog de Edenred: el impulso para tu empresa

Gastos de representación: definición y cuándo se pueden deducir

Los gastos de representación son aquellos que se derivan de la actividad profesional de los trabajadores cuando tienen que llevar a cabo la representación de la empresa, por ejemplo, ante un cliente o un proveedor. Estos gastos suelen estar muy relacionados con los gastos de viaje o gastos de desplazamiento, aunque, a grandes rasgos, constituyen gastos distintos. 

New Call-to-action

Definición de gastos de representación

Los gastos de representación son aquellos gastos asociados a la actividad de los trabajadores y que se derivan de la acción de representar a la empresa en un lugar o actividad concreto. Por ejemplo, se consideran gastos de representación aquellos derivados de tener que invitar a comer a un cliente, los gastos derivados de una reunión, o los generados a partir de un regalo a clientes o proveedores. 

Se trata de gastos que suelen estar ligados a los gastos de viaje o desplazamiento ya que, muchas veces, estos gastos se llevan a efecto durante un desplazamiento. Sin embargo, es importante distinguirlos, ya que la ley los considera gastos diferenciados y con sus propias características. Además, hay que tener en cuenta que los gastos de representación son gastos que, en muchos casos, son deducibles. Aunque hay que considerar que los gastos de representación deducibles no podrán superar el 1% de los ingresos netos de la compañía, razón por la cual es importante diferenciarlos correctamente de los gastos de viaje o desplazamiento. 

Cuándo se pueden deducir este tipo de gastos

La Ley de Impuesto sobre Sociedades establece que se entenderá como gastos de representación aquellos gastos de la empresa derivados para generar ingresos a la misma. Esta definición tan genérica no acota demasiado qué gastos podrán ser considerados como tal, de modo que existen seis categorías que suelen asociarse a los gastos de representación, lo que facilita que se puedan identificar con mayor sencillez:

  • Pago de estancias en hoteles o alojamientos a clientes
  • Pago de invitaciones en restaurantes
  • Inscripciones en conferencias, talleres, o eventos formativos
  • Costes derivados de espectáculos (cine, teatro, eventos deportivos, etc.)
  • Costes derivados de sesiones de cuidado y bienestar (peluquería, balneario, tratamientos de belleza, etc.)
  • Regalos de empresa

Para que un gasto pueda ser considerado como gasto de representación, y en consecuencia pueda ser deducible, es necesario que dicho gasto esté debidamente justificado. Es decir, que se cuente con la factura o ticket correspondiente para que pueda ser debidamente contabilizado en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en el que se quiere deducir. 

Debido a que es necesario contar con la factura o ticket correspondiente al gasto, esto implica tener que llevar un registro de todos los gastos potencialmente deducibles, sin que ninguno de ellos se extravíe y sin que ninguno de ellos carezca del documento correspondiente que será necesario presentar a la Agencia Tributaria para su posterior deducción. 

Herramientas digitales para el control de los gastos

Debido a esta necesidad de llevar un control exhaustivo de todos los gastos realizados y sus correspondientes facturas, cada vez son más las empresas que utilizan herramientas que permiten automatizar y digitalizar este tipo de tareas. Un ejemplo de este tipo de herramientas es Corporate, la herramienta de Edenred para la gestión y control de los gastos profesionales de las empresas. 

Corporate permite digitalizar las notas de gasto y recuperar el IVA de un modo rápido y sencillo. Además, al digitalizar los tickets y las facturas, evita tener que guardar el documento original en formato físico, reduciendo el volumen de documentación a conservar y evitando que estos puedan extraviarse. De hecho, otra de las ventajas que ofrece Corporate es que integra y unifica las notas de gasto y los informes directamente en el sistema de tu empresa, agilizando todo el proceso de forma considerable y facilitando la búsqueda de cualquier documento o información relacionada con los gastos de la empresa.

New Call-to-action

Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.