Gastos de representaci贸n: definici贸n y cu谩ndo se pueden deducir

Los gastos de representaci贸n son aquellos que se derivan de la actividad profesional de los trabajadores cuando tienen que llevar a cabo la representaci贸n de la empresa, por ejemplo, ante un cliente o un proveedor. Estos gastos suelen estar muy relacionados con los gastos de viaje o gastos de desplazamiento, aunque, a grandes rasgos, constituyen gastos distintos. 

Definici贸n de gastos de representaci贸n

Los gastos de representaci贸n son aquellos gastos asociados a la actividad de los trabajadores y que se derivan de la acci贸n de representar a la empresa en un lugar o actividad concreto. Por ejemplo, se consideran gastos de representaci贸n aquellos derivados de tener que invitar a comer a un cliente, los gastos derivados de una reuni贸n, o los generados a partir de un regalo a clientes o proveedores. 

Se trata de gastos que suelen estar ligados a los gastos de viaje o desplazamiento, ya que, muchas veces, estos gastos se llevan a efecto durante un desplazamiento. Sin embargo, es importante distinguirlos, ya que la ley los considera gastos diferenciados y con sus propias caracter铆sticas. Adem谩s, hay que tener en cuenta que los gastos de representaci贸n son gastos que, en muchos casos, son deducibles. Aunque hay que considerar que los gastos de representaci贸n deducibles no podr谩n superar el 1% de los ingresos netos de la compa帽铆a, raz贸n por la cual es importante diferenciarlos correctamente de los gastos de viaje o desplazamiento. 

Cu谩ndo se pueden deducir este tipo de gastos

La Ley de Impuesto sobre Sociedades establece que se entender谩 como gastos de representaci贸n aquellos gastos de la empresa derivados para generar ingresos a la misma. Esta definici贸n tan gen茅rica no acota demasiado qu茅 gastos podr谩n ser considerados como tal, de modo que existen seis categor铆as que suelen asociarse a los gastos de representaci贸n, lo que facilita que se puedan identificar con mayor sencillez:

  • Pago de estancias en hoteles o alojamientos a clientes
  • Pago de invitaciones en restaurantes
  • Inscripciones en conferencias, talleres, o eventos formativos
  • Costes derivados de espect谩culos (cine, teatro, eventos deportivos, etc.)
  • Costes derivados de sesiones de cuidado y bienestar (peluquer铆a, balneario, tratamientos de belleza, etc.)
  • Regalos de empresa

Para que un gasto pueda ser considerado como gasto de representaci贸n, y en consecuencia pueda ser deducible, es necesario que dicho gasto est茅 debidamente justificado. Es decir, que se cuente con la factura o ticket correspondiente para que pueda ser debidamente contabilizado en la cuenta de p茅rdidas y ganancias del ejercicio en el que se quiere deducir. 

Debido a que es necesario contar con la factura o ticket correspondiente al gasto, esto implica tener que llevar un registro de todos los gastos potencialmente deducibles, sin que ninguno de ellos se extrav铆e y sin que ninguno de ellos carezca del documento correspondiente que ser谩 necesario presentar a la Agencia Tributaria para su posterior deducci贸n. 

Herramientas digitales para el control de los gastos

Debido a esta necesidad de llevar un control exhaustivo de todos los gastos realizados y sus correspondientes facturas, cada vez son m谩s las empresas que utilizan herramientas que permiten automatizar y digitalizar este tipo de tareas. Un ejemplo de este tipo de herramientas es Corporate, la herramienta de Edenred para la gesti贸n y control de los gastos profesionales de las empresas. 

Corporate permite digitalizar las notas de gasto y recuperar el IVA de un modo r谩pido y sencillo. Adem谩s, al digitalizar los tickets y las facturas, evita tener que guardar el documento original en formato f铆sico, reduciendo el volumen de documentaci贸n a conservar y evitando que estos puedan extraviarse. De hecho, otra de las ventajas que ofrece Corporate es que integra y unifica las notas de gasto y los informes directamente en el sistema de tu empresa, agilizando todo el proceso de forma considerable y facilitando la b煤squeda de cualquier documento o informaci贸n relacionada con los gastos de la empresa.

D铆dac Pons

Finance Manager at Edenred Espa帽a

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