La planificación es uno de los factores a tener en cuenta para controlar los gastos de viaje. Preparar la jornada con antelación permitirá aprovechar cada oportunidad para ahorrar y evitar sobrepasar el presupuesto.

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Cómo preparar un viaje para impulsar el ahorro

Muchas veces, los viajes de empresa no se pueden evitar. Desplazamientos para visitar a los clientes, para reparar una avería, por otros motivos relacionados con el servicio o para cerrar un acuerdo son frecuentes en los negocios. Si bien contribuyen a ampliar la cartera de clientes, impulsar la fidelidad de los existentes y ofrecer la imagen de una empresa seria y comprometida, también suponen un coste.

Para ajustar al máximo el presupuesto hay que planificar cuáles son los gastos de viaje que pueden recortarse, teniendo en cuenta:

  • Objetivos del desplazamiento. La salida debe estar justificada y no existir forma de resolver desde la distancia la cuestión que los empleados se disponen a tratar in situ.
  • Número de personas que necesitan desplazarse. Si se puede reducir la cantidad de empleados en itinerancia, se recortan muchos gastos.
  • Número de días que deberán estar desplazados. Habría que intentar evitar que sea necesario hacer noche en destino. Facilitar la vuelta a casa en el día a los representantes del departamento comercial o del área de mantenimiento, que suelen ser quienes más a menudo han de enfrentarse con este tipo de situaciones de desplazamiento, les ayuda a conciliar. Al mismo tiempo, evita gastos de pernocta, que suelen ser los que disparan el presupuesto.

Qué gastos de viaje se pueden minimizar

Una vez se tiene claro quién viajará, para qué se desplaza y en qué condiciones lo hará, es preciso revisar de nuevo los gastos de viaje que pueden aparecer. Este repaso permitirá encontrar la manera de reducir el coste de la salida. Así, por ejemplo, habría que tener en cuenta:

  • Gasolina. Existen soluciones, como Ticket Gasolina, que incluyen un descuento por uso. Pese a que no se trata de un porcentaje muy elevado, la acumulación puede marcar una diferencia. Además, al tratarse de una herramienta que centraliza todos los tickets, facilita la recuperación del IVA de este tipo de gasto, y eso sí que puede ayudar a impulsar el ahorro.
  • Comidas. Muchas veces el problema no es el importe del menú del día, una cuestión que puede paliarse planificando con anterioridad para encontrar los restaurantes en destino con la mejor relación calidad – precio. En ocasiones, las cuentas de la empresa se ven resentidas por un exceso de gasto en esta partida. Con Ticket Dietas se evita este problema, ya que puede limitarse la tarjeta prepago estableciendo un importe máximo, que no se podrá superar. Además, esta solución se puede recargar en tiempo real a través de una app.
  • Alojamiento. Cuando se puede planificar el desplazamiento, es más probable beneficiarse de descuentos en hoteles. En la web existen buscadores que facilitan al usuario una clasificación de las opciones en cada localidad, que pueden filtrarse por rango de precios o popularidad.

Los gastos de viaje no tienen por qué verse como un coste, sino como una inversión en imagen de la empresa. Si se saben gestionar adecuadamente, el resultado de cada salida puede ser un saldo positivo para el balance del negocio. Alcanzar este objetivo es posible cuando se cuenta con el apoyo de soluciones avanzadas, como Corporate, que ofrece todo el soporte de una gestión integral a la empresa y aumenta la capacidad de control de los responsables del negocio.

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