El blog de Edenred: el impulso para tu empresa

Gestión del tiempo y planificación de tareas eficaz

Referirse a la gestión del tiempo y planificación de tareas es habitual en el mundo de la empresa. Sin embargo, el término “gestión del tiempo”, en realidad, no es apropiado. No puedes manejar el tiempo; gestionas los eventos de tu vida en relación con el tiempo.

Es posible que desees disponer de más tiempo, pero solo tienes 24 horas cada día. La forma en que uses ese tiempo dependerá de las habilidades aprendidas en relación con el autoanálisis, la planificación, la evaluación y el autocontrol.

Descargar guía gratuita "Características y funciones del controller financiero"

Beneficios de una adecuada gestión del tiempo y planificación de tareas efectiva

Al igual que el dinero, el tiempo es valioso y limitado: debe protegerse, usarse sabiamente y presupuestarse. Las personas que practican buenas técnicas de gestión del tiempo y planificación de tareas a menudo descubren que:

  • Son más productivos.
  • Tienen más energía para las cosas que necesitan lograr.
  • Se sienten menos estresados.
  • Son capaces de hacer las cosas que quieren.
  • Hacen más cosas.
  • Se relacionan más positivamente con los demás.
  • Se sienten mejor con ellos mismos.

Encontrar una estrategia de gestión del tiempo que funcione mejor para ti depende de tu personalidad, capacidad de automotivación y nivel de autodisciplina.

Estrategias de gestión del tiempo y planificación de tareas que funcionan

Al incorporar a tus rutinas algunas de las siguientes estrategias que te proponemos, no tardarás en notar que consigues administrar tu tiempo de manera más efectiva. Prueba hoy mismo a aplicar estos consejos de gestión del tiempo y planificación de tareas:

1. Analiza el uso que haces de tu tiempo. Mantener un registro de tiempo es una forma útil de determinar cómo se está utilizando el tiempo. Comienza por registrar lo que haces durante intervalos de 15 minutos a lo largo de una o dos semanas. Evalúa los resultados. Identifica esas tareas que requieren más tiempo y determina si estás invirtiendo el disponible en las actividades más importantes o no. Hacerlo te ayudará a determinar un curso de acción. Además, te llevará a ser más realista en la planificación y la estimación del tiempo disponible.

Descárgate la guía

2. Establece prioridades. Administrar el tiempo de manera efectiva requiere una distinción entre lo que es importante y lo que es urgente. Por lo general, las tareas más importantes generalmente no son las tareas más urgentes. Sin embargo, tendemos a dejar que lo urgente domine nuestras vidas. Una de las formas más fáciles de priorizar es hacer una lista de «cosas por hacer». Si necesitas una lista diaria, semanal o mensual dependerá de tu estilo de vida. Te conviene evitar que la creación de listas se salga de control. A partir de ahí, clasifica los asuntos en tu lista de «cosas por hacer» en orden de prioridad (importantes y urgentes). Contar con una lista de «tareas pendientes» priorizadas te permite decir «no» a las actividades que pueden ser interesantes o proporcionar una sensación de logro pero que no se ajustan a tus prioridades básicas.

3. Organízate. Implementa un sistema que te permita manejar la información solo una vez. La mayoría de las personas encuentran que la desorganización resulta en una mala gestión del tiempo y planificación de tareas ineficaz. Lo primero es eliminar el desorden. El siguiente paso es implementar un sistema que te permita gestionar menos información, solo una vez, cuando sea posible. Básicamente tienes 5 opciones para manejar la información:

  • Posponer, sustituir o desechar.
  • Delegar.
  • Completar.
  • Archivar el asunto temporalmente hasta que necesite acción o hasta que se reciba información adicional.
  • Archivarlo permanentemente, en un lugar donde pueda encontrarse fácilmente más tarde.

4. Deja de posponer las cosas. Quizás la tarea parezca abrumadora o desagradable, pero si has de completarla, prueba a dividirla en segmentos más pequeños que requieran menos tiempo de compromiso y se asocien a plazos específicos y realistas. De forma adicional, construye un sistema de recompensas para premiarte a medida que completas cada pequeño segmento de la tarea.

5. Trata de gestionar las pérdidas de tiempo que se producen por causas externas. Tu disponibilidad de tiempo puede verse afectada por factores externos impuestos por otras personas y cosas. Puedes reducir o eliminar el tiempo dedicado a estas actividades mediante la implementación de algunos consejos simples como reservar horas del día para recibir llamadas y avisar a los demás cuando esté disponible, conocer el propósito de las reuniones por adelantado o reservar un tiempo específico para ver y responder el email.

Evitar la multitarea, delegar o usar una herramienta de planificación son otros consejos que complementan los cinco mencionados y que pueden tener un impacto positivo en tu capacidad de gestión del tiempo y planificación de tareas.

New Call-to-action
Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.