¿Los gastos de kilometraje y dietas están exentos de IRPF?

Reuniones a deshora, conferencias fuera de la ciudad y una agenda un poco caótica se han convertido en compañeros habituales de la mayor parte de los empleados, ¿cómo se pueden gestionar los gastos que se originan por transporte y dietas?

Cada vez son más los empleados que por motivos de trabajo tienen la necesidad de desplazarse en su jornada laboral. Aunque todas las empresas tienen sus propias normas y protocolos para el control de los gastos, cuando hablamos de aquellos que atraviesan los límites de la oficina, como los vinculados al transporte y las dietas, el procedimiento se complica.
A veces da la impresión de que los gastos generados fuera de la oficina son imposibles de controlar de forma eficiente, pero no debería ser así. La gestión de gastos de empresa debe llevarse a cabo de manera adecuada, desde el tratamiento fiscal hasta el control de los costes.

Tipos de gastos de kilometraje y dietas

En primer lugar, debemos diferenciar cuáles son los llamados gastos de kilometraje y dietas, también llamados gastos de transporte y manutención. Veamos un desglose de tipos de gastos que entran en cada categoría:

A. Kilometraje (transporte)

En lo relativo al kilometraje, nos referimos a gastos como:

• Combustible (fundamental para muchos profesionales, por ser un gasto frecuente y con un impacto alto)
• Billetes de tren, avión o autobús
• Bonos de transporte público
• Peajes
• Facturas de taxi
• Mantenimiento del vehículo (ya sea el del propio empleado o proporcionado por la empresa)

Es decir, todos los gastos de locomoción que genera un empleado que se desplaza fuera de su lugar de trabajo habitual para realizar su actividad laboral en un lugar distinto.
No son considerados como gastos de kilometraje las multas de tráfico y aparcamiento, así como cualquier otro tipo de movilidadad que realice el empleado con éste fuera de su ámbito laboral.

B. Dietas (estancia y manutención)

En cuanto a las dietas, este concepto alude a los gastos derivados por la propia estancia del trabajador fuera de su lugar de trabajo. Dividimos los gastosde dietas en 2 grandes grupos de gastos diferenciados:

• Gastos de manutención (restaurantes y demás establecimientos de hostelería)
• Gastos de estancia (hoteles o cualquier otro tipo de alojamiento).

En este tipo de gastos debemos excluir aquellos gastos no relacionados con la actividad laboral, así como aquellos gastos que no están debidamente justificados para desarrollar la actividad y aprobados por la empresa.

¿Qué gastos de transporte y dietas está exentos de IRPF?

Estarán exentas de IRPF las dietas y asignaciones para gastos de viaje, siempre que se cumplan los requisitos que exige la normativa aplicable y cuyos gastos estén debidamente acreditados y justificados.
Las dietas y asignaciones para gastos de viaje se componen de:

1. Gastos de transporte

Estarán exentos de IRPF si los desplazamiento se producen fuera del lugar habitual de trabajo (no necesariamente fuera del municipio del lugar de trabajo), por motivos profesionales, computándose para ello los gastos en transporte público o privado; en este último caso a razón de 0,19€ el kilómetro.

2. Gastos de manutención y estancia

Estarán exentos IRPF si los desplazamientos se producen a un municipio diferente al del lugar de trabajo habitual y del de la residencia habitual, y un período continuado inferior a 9 meses.
Los gastos de estancia carecen de límite legal establecido, será el que se justifique mediante factura o equivalente, y los gastos de manutención serán de hasta un máximo de 53,34 €/día ó 26,67 €/día dependiendo si es media dieta o dieta completa, en territorio español.
En el extranjero dichos importes ascenderían a 91,35 €/día y 48,08 €/día, respectivamente.

Claves para controlar los gastos de kilometraje y dietas

Este es un punto esencial para lograr que el balance económico de la empresa sea positivo y, para ello, existen algunas claves que debemos tener en cuenta.

1. Delimitar qué tipo de gastos tendrá cubiertos cada profesional

Tras aprobar la partida presupuestaria que se destinará a los gastos de kilometraje y dietas, es indispensable fijar en qué casos y por cuánta cantidad los empleados podrán realizar un gasto.

2. Llevar un control del listado de las facturas

No sólo hay que solicitar y cumplimentar adecuadamente las facturas. También debemos poner especial énfasis en su ordenación y almacenaje. El control de estos documento es estrictamente necesario para mantener las cuentas al día.

3. Digitalizar y automatizar el proceso

Existen herramientas externas de gestión que simplifican estas tareas y facilitan enormemente el tiempo que se dedica a ellas. La eficacia de estas herramientas dependen de su capacidad de adaptación y prevención de fraudes.

Todas ellas tienen los mismos objetivos: optimizar el tiempo dedicado a la supervisión, ahorrar dinero, integrar sistemas, ser más competitivos y mejorar el ambiente laboral. Todo esto permite una gestión de gastos eficaz y flexible pero a la vez firme.

Dídac Pons

Finance Manager at Edenred España