Llevar una adecuada gestión de gastos permite evitar problemas financieros y mantener el flujo de caja al nivel deseado. Sin embargo, en muchas empresas lograr este objetivo es todo un reto

Definir presupuestos, establecer metas y monitorizar gastos e ingresos son algunas de las mejores prácticas en las que confiar para la gestión de gastos. Aplicarlas puede evitar períodos de flujo de caja negativo y asegurar que el negocio pueda obtener ganancias.

Por el contrario, si no se sabe administrar el dinero con prudencia, podrían empezar a aparecer problemas como retrasos en los pagos, déficit de caja o incluso la bancarrota.

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Consejos para una gestión de gastos efectiva

El dinero es necesario para mantener las operaciones de negocio funcionando sin problemas. ¿De qué otra forma si no se podrían cubrir los costes? Esto lo saben los propietarios de empresas, aunque, en ocasiones, no tengan tan claro cómo llevar una adecuada gestión de gastos.

Sin embargo, se trata de un problema con solución. Siguiendo estas recomendaciones es posible evitar que el flujo de efectivo se agote en la empresa y que las deudas crezcan si control. Toma nota:

  1. Mantener los plazos controlados. Si no se sabe cuándo vencen las facturas, como cuentas por pagar, pagos de préstamos comerciales o pagos con tarjeta de crédito, es posible que no se tenga suficiente efectivo disponible. Registre cuándo vencen los pagos y programar recordatorios para no quedarse atrás, apuntando las fechas de vencimiento en un calendario online es efectivo. Aún lo es más contar con el apoyo de una solución como Corporate, que centraliza todos los gastos de las tarjetas de los empleados y simplifica su gestión.
  2. Controlar el gasto. Esto significa saber cuánto dinero gasta la empresa por día, semana o mes, cuánto le cuesta abrir al público. Sin esta información, podrían estarse acumulando facturas innecesarias, se podría generar un gasto excesivo o hacer un mal uso de los fondos. Una vez más, conviene centralizar la gestión, para evitar despistes y sorpresas. Otra medida interesante es establecer límites en las tarjetas que se entregan al personal de la empresa en itinerancia. ¿Has oído hablar de Ticket Dietas?
  3. No olvidarse de las cuentas por cobrar. Si ofrece crédito a los clientes, hay que ser consciente de que es posible que no se reciba dinero por los bienes vendidos o los servicios prestados hasta la fecha de vencimiento o más. Después de una semana o un mes, puede ser fácil olvidarse de las cuentas por cobrar. Pero si se desea administrar mejor el dinero, conviene recordar los fondos adeudados al negocio y agilizar los pagos. Una forma de estar atento a las cantidades adeudadas es registrándolas en los libros de la empresa, por ejemplo, haciendo un resumen de cuentas por cobrar para facilitar la monitorización de los totales pendientes. Y, además de este recurso, para optimizar la gestión de gastos se puede recurrir a los descuentos. Si la empresa necesita dinero antes de la fecha de vencimiento de una factura, puede ofrecer un descuento por pago anticipado.
  4. Programar las compras. Para evitar épocas de bajo flujo de efectivo, siempre resulta interesante programar las compras, en la medida de lo posible. La clave está en no realizar compras innecesarias hasta que se hayan pagado las facturas y esperar hasta tener suficiente efectivo disponible para cubrir los nuevos gastos. También pueden programarse ciertas compras para reducir la obligación tributaria. Antes de fin de año, se puede considerar comprar artículos deducibles de impuestos (por ejemplo, suministros) para poder reclamarlos en la declaración.

Además de estos cuatro consejos, mejorar la gestión de inventario, tratar de reducir costes mediante la negociación con proveedores, intentar aumentar los ingresos recurriendo a promociones y mantener una reserva de efectivo son medidas que mejoran resultados en la gestión de gastos.¿Por dónde vas a empezar a introducir cambios en tu método de administración? ¿Te has planteado empezar a contar con el respaldo de un buen software que automatice el control y te facilite una gestión de gastos integral?

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