Gestión por procesos: ¿sí o no?

La implantación del enfoque de gestión por procesos en la empresa suele responder al objetivo de mejorar la eficiencia de la organización. Para conseguir resultados, el primer paso es un mapeo, con el que se capturan los procesos de negocio de la empresa, de extremo a extremo. A continuación, se documentan cada uno de sus pasos en los mapas de procesos.

Una vez que se tiene visibilidad sobre los procesos de la organización al completo o de alguna de sus áreas, se puede identificar más fácilmente los puntos donde con mayor probabilidad aparecerán cuellos de botella o averiguar dónde se encuentran las ineficiencias.

Esta visibilidad permite a los responsables de la gestión por procesos realizar cambios informados donde es necesario, para reducir costes y mejorar la eficiencia general.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de gestión de procesos empresariales?

La gestión por procesos es un apoyo consistente a cualquier iniciativa de mejora en el negocio, ya que presta una importante ayuda a la hora de modelar, analizar y optimizar procesos para impulsar la transformación empresarial.

Existen importantes beneficios derivados de la gestión por procesos. Muchos de ellos se derivan del hecho de poder tener una idea clara de qué procesos existen en el negocio, en qué consisten y cómo se llevan a cabo. Sin esa visión no resultaría tan sencillo analizarlos para descubrir las áreas que necesitan mejoras y poner en marcha un plan para comenzar a realizar los cambios partiendo de evidencia basada en datos.

Entre las ventajas de este enfoque destacan las siguientes:

• Se centraliza la información disponible en la empresa acerca de los procesos, procedimientos y documentos relativos a ellos.
• Se normalizan los procesos y procedimientos, lo que permite que todos los empleados de la organización los aborden de la misma manera.
• Resulta más fácil identificar los cuellos de botella, por lo que se pueden introducir mejoras en el proceso.
• Al aplicar la gestión por procesos, se logran reducciones significativas de costes basadas en la mejora continua.

¿Cuáles son las desventajas de la gestión por procesos?

Las principales desventajas de la gestión por procesos tienen que ver con una inadecuada preparación. Si no se tiene claro lo que se desea lograr, no se realiza un adecuado mapeo o no se hace un seguimiento que respalde las iniciativas de mejora del negocio, la adaptación al nuevo enfoque no habrá servido.

Además de este inconveniente, la gestión por procesos, en la práctica, conlleva algunos contras, como:

• La comprensión limitada de los procesos existentes, ya que el factor humano suele quedar fuera y es una variable que condiciona los resultados.
• Puede suceder que los empleados no hagan el seguimiento de los procesos o no se adapten al sistema, una vez implementado.
• En ocasiones, el fracaso llegará cuando no se cuente con el suficiente apoyo de las partes interesadas, que dificultará alcanzar el objetivo de mejorar el negocio.

Y es que, está comprobado que un sistema de gestión por procesos solo tendrá éxito si se emplea de manera consistente y continua, y cuenta desde el principio con el apoyo de las partes interesadas principales.