Las organizaciones actuales varían ampliamente en la percepción del valor proporcionado por el proceso presupuestario. En un extremo del espectro hay ejecutivos que consideran el control de ingresos y gastos como un ejercicio rutinario, mientras que, en el otro están quienes ven su relevancia estratégica.
La manera en que se despliegan los recursos es una consideración de toda la organización, y el impulso para maximizar el valor agregado abarca al departamento de finanzas.
A este respecto, se podría argumentar que los procesos de presupuestación tradicionales requieren que el personal financiero dedique demasiado tiempo a actividades de valor relativamente bajo.
Dado que el tiempo del personal de finanzas es un recurso finito, tal vez sería mejor buscar la forma de optimizarlo.
Optimizar el control de ingresos y gastos con automatización
Durante los últimos años, el entorno empresarial se ha vuelto mucho más complejo, dinámico, turbulento e incierto. Los ciclos de vida más cortos del producto, junto con el avance tecnológico, han centrado una mayor atención en la innovación como determinante del éxito corporativo.
Si bien las organizaciones deben adaptarse lo más posible al cambio, la rigidez del presupuesto solo sirve para sofocar la innovación y la capacidad de respuesta.
La necesidad de cumplir con un plan fijo y administrar recursos que pueden haber sido asignados más de un año antes, actúan como impedimentos que impiden una mejor adaptación a la evolución del entorno empresarial actual.
Las debilidades del enfoque clásico de control de ingresos y gastos tienen que ver con:
- Los presupuestos preparados según los procesos tradicionales agregan poco valor y requieren un tiempo de gestión demasiado valioso que se gastaría mejor en otras tareas.
- Una dependencia excesiva en el presupuesto fijado tiene un impacto adverso en el comportamiento de la gerencia, que puede volverse disfuncional con respecto a los objetivos de la organización en su conjunto.
- El uso del presupuesto como base para comunicar las metas corporativas (establecimiento de objetivos, mejora continua, etc.) se considera contrario al propósito original del seguimiento de ingresos y gastos como mecanismo de control financiero.
- La mayoría de los presupuestos no se basan en un modelo racional y causal de consumo de recursos, sino que a menudo son el resultado de procesos de negociación interna prolongados.
- El cumplimiento del presupuesto no se considera compatible con un impulso hacia la mejora continua.
El control de ingresos y gastos periódico y frecuente consigue centrar la atención de la gerencia en las realidades actuales y futuras posibles dentro del contexto organizacional.
Esto no se ve como un cambio de gestión, sino como un intento de adelantarse a las circunstancias y de lograr un mayor control de la respuesta a los desafíos a los que se enfrenta la organización.
En la actualidad, existen soluciones que facilitan un control automatizado, liberando de errores al proceso y entregando una agilidad mucho mayor.
Cómo enfocar el control del balance en la organización
El estudio de ingresos y gastos debe aspirar a ser integral, transparente, realista, orientado a las políticas y permitir una responsabilidad clara en la ejecución del presupuesto. Solo así se logrará ganar en adaptabilidad y solidez en las finanzas de la empresa.
Para ello, es preciso aplicar los siguientes principios:
- Exhaustividad
- Transparencia
- Realismo
Y responder a las siguientes cuestiones: ¿Las estimaciones se basan en proyecciones de ingresos razonables? ¿Cómo se hacen y por quién? ¿Existe un coste realista de las políticas y programas, como la aplicación de un Ticket Restaurant o un Ticket Transporte, y, por lo tanto, de los gastos? ¿Cómo se tienen en cuenta las implicaciones de ingresos y gastos futuros?
Muchas de las respuestas que buscas para el control de los ingresos y gastos pueden estar a un clic de distancia, si haces una elección tecnológica adecuada. ¿Conoces la forma de tener tus gastos profesionales bajo control?
Dídac Pons
Finance Manager at Edenred España
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