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Mapa de procesos: ejemplos, definición, componentes y pasos

El mapa de procesos (ejemplos aquí) es una poderosa técnica de organización para el negocio que utiliza los símbolos para obtener una representación visual de una actividad empresarial, representando las tareas y partes que la componen, de principio a fin.

Cómo funciona el mapeo de procesos

Esta técnica rastrea cada paso en un proceso e identifica, no solo lo que se está haciendo, sino también quién, dónde, cuándo, cómo e incluso hace posible descubrir por qué lo hace.

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El mapa de procesos, por ejemplo, puede ayudar a los departamentos de contabilidad a identificar y documentar cómo se procesan los pagos, mientras que un departamento de recursos humanos puede usar esta misma técnica para identificar cómo se contrata a los profesionales durante la fase de reclutamiento en el proceso de selección.

Cuál es el objetivo del mapeo de procesos

Los responsables de la toma de decisiones en la empresa pueden usar el mapeo de procesos para obtener información más detallada sobre todos los procesos operativos y cómo cada uno puede estar afectando los objetivos del negocio, atendiendo incluso a otros factores, como el cumplimiento.

En última instancia, esta técnica sirve de gran ayuda a las organizaciones. Es una ventaja llevar a cabo un mapa de procesos, ejemplos:

  • Se gana en efectividad al eliminar los pasos de un proceso que no aportan nada.
  • Se logra aumentar la eficiencia en las operaciones, al proporcionar una visión clara e integral de cualquiera o todos los flujos de trabajo y posibles problemas.

Cuáles son los componentes del mapa de procesos: ejemplos

El mapeo de procesos es bastante sencillo de realizar y fácil de interpretar. Aunque cada uno es distinto, se suelen utilizar símbolos clave en el mapa de procesos, ejemplos como:

  • Un círculo: que marca el inicio de un proceso.
  • Un recuadro: que identifica cada paso de un proceso.
  • Un rombo: que hace alusión a una decisión.
  • La flecha: que indica la dirección del flujo, conectando dos elementos entre sí.

Pasos básicos para realizar el mapeo de procesos

Podría decirse que existen ciertos pasos básicos de mapeo de procesos que, quien se encarga de la tarea de realizarlo, debe conocer. Antes de comenzar, conviene tener en cuenta quién interviene, qué actividad se lleva a cabo, así como dónde, cuándo y cómo se realiza, a medida que se avanza en cada paso. De esta forma, es más sencillo asegurarse de no dejar ningún cabo suelto.

En cualquier empresa, los pasos para realizar un mapa de procesos serían los siguientes:

  • Paso 1: Determinar el proceso preciso que se va a mapear (de principio a fin) para evitar la superposición con otros procesos.
  • Paso 2: Tomarse el tiempo necesario para recorrer el proceso y hablar con todos los participantes para obtener información adicional.
  • Paso 3: Secuenciar cada actividad dentro del proceso, a medida que ocurre.
  • Paso 4: Usar símbolos de diagrama de flujo relevantes para crear un mapa de proceso.
  • Paso 5: Verificar con los participantes correspondientes que el mapa del proceso es exacto.

Paso 6: Finalizar la tarea, documentarla y compartir el mapa del proceso y cualquier información adicional con las partes interesadas.

Si necesitas inspiración antes de ponerte con tu mapa de procesos, ejemplos como los de Captio, Lucidchart o Pinterest pueden servirte de ayuda.

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