El uso del papel, aunque sigue siendo muy común en oficinas, tiende progresivamente a desaparecer en favor de los documentos digitales. Un buen ejemplo de esta evolución es la nómina electrónica, un documento que tiene la misma validez que la nómina tradicional impresa en papel, pero que presenta ventajas sustanciales respecto a esta. 

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Qué es la nómina electrónica

La nómina electrónica es un documento digital que equivale a la nómina tradicional de los empleados. Sin embargo, en el caso de la nómina electrónica, este documento no está impreso en papel, sino que el soporte que utiliza es un archivo digital que se envía directamente al correo electrónico del empleado, por lo que tiene acceso directo a su nómina siempre que quiera, y en un tiempo menor. 

La nómina electrónica se realiza a partir de distintos programas destinados a tal función, por lo que su desarrollo es además más cómoda que en el caso de las nóminas tradicionales, puesto que estos programas tienen gran parte de sus funciones automatizadas. Aunque se pueden encontrar en diferentes formatos, lo más común es que se trate de un archivo PDF, con opción de ser directamente imprimible en el caso de que llegase a ser necesario. 

Ventajas del uso de la nómina electrónica

El uso de la nómina electrónica es cada vez más común. No en vano, este nuevo formato ofrece muchas más ventajas que la nómina tradicional, por lo que es de esperar que, poco a poco, su implantación sea cada vez más común y termine por sustituir finalmente a las nóminas en papel.

Algunas de sus ventajas más importantes son las siguientes

  • Reduce el tiempo de ejecución y consulta: Una de las principales ventajas de la nómina electrónica es que reduce el tiempo de ejecución por parte de la empresa y el tiempo de consulta por parte del empleado, puesto que se ejecuta a partir de los programas ya mencionados y, al ser enviada al correo electrónico del empleado, este tiene acceso rápido y directo a ella en cualquier momento. 
  • Reduce el espacio de ocupación: Por otro lado, otra de las grandes ventajas que tiene el uso de la nómina electrónica es que evita tener que ser almacenada físicamente, por lo que se evita tener que destinar espacio físico en ello. Esto supone un gran avance, especialmente para las empresas, que cada vez trabajan con un mayor volumen de documentación y el espacio físico que supone conservar este tipo de archivos es una contrapartida importante que tiene que ser tenida en cuenta. 
  • Mayor accesibilidad: Debido a que la nómina electrónica se genera a partir de un programa informático, y que su almacenaje se realiza de forma digital, no es posible perderla, por lo que tiene una mayor accesibilidad que las nóminas tradicionales impresas en papel. 
  • Ahorro económico y ecológico: Por otro lado, la nómina electrónica supone un ahorro económico y ecológico, puesto que no requiere del uso de papel para darle soporte, por lo que se evita gran parte del consumo de este material. 
  • Misma validez legal que las nóminas tradicionales: Actualmente, la nómina electrónica tiene la misma validez que la nómina tradicional. De esta forma, se trata de un documento perfectamente legal, que puede ser presentado ante cualquier institución u organización que la solicite con la misma validez que su versión en impresa en papel. 

Aumentar la nómina de los empleados sin aumentar gastos

Por otro lado, tanto si se trata de una nómina tradicional como de una nómina electrónica, en esta aparecerán diferentes conceptos asociados al pago de los trabajadores. En este contexto, una de las opciones que las empresas tienen a su disposición para mejorar el poder adquisitivo de los empleados sin necesidad de aumentar directamente su salario es la Retribución Flexible. En estos casos, lo que se hace es convertir parte del salario del empleado en beneficios sociales que les permiten acceder, por ejemplo, a Ticket Restaurant o Ticket Guardería. Sin embargo, estos beneficios están exentos del pago de impuestos y, en consecuencia, aunque sean una parte de la nómina del empleado, el resultado es que el empleado en cuestión obtiene una retribución mayor, puesto que no pierde parte de su salario en forma de retenciones fiscales.

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