La nota de gastos es un instrumento habitual en empresas de todos los sectores. Representantes, comerciales, visitadores, personal de mantenimiento y perfiles de nivel ejecutivo llevan años utilizando este tipo de documentos para anotar todos esos costes extra que su actividad implica, y que después pasarán a la empresa para que los abone y así recuperar su dinero.

Descargar guía gratuita

¿Cómo se usa la nota de gastos?

El funcionamiento de la nota de gastos es sencillo. El primer paso es desplazarse, salir del centro de trabajo con una misión que cumplir, asociada a algún objetivo de negocio. A veces es cerrar una venta, otras mostrar un nuevo producto que acaba de ser lanzado. También hay casos en los que se visita a un cliente personalmente para gestionar una queja y ofrecer soluciones, o en los que es preciso realizar operaciones de mantenimiento o asistencia técnicas, que no pueden realizarse remotamente.

Durante el transcurso de esa salida puede ser necesario echar gasolina o comer fuera, por ejemplo. En esos casos, es habitual que sea el empleado quien paga el importe correspondiente de su dinero.

Una vez de vuelta en la empresa, o a final de mes, según se haya acordado entre empresario y trabajador, el empleado pasará su nota de gastos al departamento de contabilidad para que sea gestionada. Eso implica que se verifique y se haga efectivo el abono de la cantidad establecida.

Como puede verse es un proceso propenso a errores que, no obstante, se podrían evitar.

Nota de gastos: principales inconvenientes y sus soluciones

Inconvenientes de la nota de gastos para el empleado

  • Olvidarse de pedir el ticket y no poder recuperar el dinero.
  • Encontrarse con un establecimiento al que le fallan los terminales y no puede imprimir la factura correspondiente, con lo que se queda sin justificante del gasto.
  • Ticket incompleto, que no permite su justificación al faltar datos.
  • Pérdida de tickets físicos.
  • Falta de contabilizar alguno de los tickets en la nota de gastos.
  • Tiempo necesario para realizar todas las gestiones de solicitud, conservación y clasificación.

Inconvenientes de la nota de gastos para la empresa

  • Presentación de tickets injustificados, que hacen incurrir en un gasto que, en realidad, no habría que abonar.
  • Procesamiento de tickets incompletos, que puede dar lugar a futuras sanciones ante un procedimiento de auditoría promovido por Hacienda.
  • Tiempo necesario para cotejar cada nota de gastos antes de procesarla.
  • Dificultad para interpretar el contenido de la nota de gastos o para gestionar documentos que no están normalizados y llegan en diversos formatos.
  • Errores humanos debidos a la gestión manual, que puede costar dinero a la empresa.

Posibles soluciones a los problemas que plantea la nota de gastos

La nota de gastos es fuente de problemas, confusiones y gastos injustificados. En realidad, se trata de un instrumento que roza la obsolescencia. De hecho, hoy día, la mayoría de empresas con un plan de movilidad o un porcentaje de la plantilla en itinerancia, prefieren confiar en soluciones automatizadas, como Corporate, que les permiten gestionar los gastos de dietas o de gasolina, entre otros, sin los inconvenientes asociados a la administración manual.

New Call-to-action

Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.