Onboarding: cómo conseguir un buen proceso de incorporación

Se denomina onboarding al proceso en el que un empleado se incorpora a su puesto de trabajo desde el momento en el que acepta la oferta hasta que está plenamente integrado en la empresa. Se trata de un proceso que será determinante para el propio empleado y para la compañía, ya que de él dependerá gran parte de la continuidad del empleado en la empresa y buena parte de su nivel de producción.

De hecho, está demostrado que aquellos empleados que tienen un buen onboarding (una buena incorporación a su puesto de trabajo y a su nueva empresa), aumentan su rendimiento desde los primeros meses después de la incorporación, además de ser mucho más fieles a la empresa y permanecer durante en más tiempo como empleados de esta, lo que repercute en una mayor amortización de los procesos de aprendizaje necesarios para desarrollar su labor.

Qué es el proceso de onboarding

Como se ha mencionado, el onboarding es la incorporación de un empleado a su nuevo puesto de trabajo. Sin embargo, hay que entender que dicha incorporación es mucho que el simple “primer día”. De hecho, lo correcto sería hablar de un proceso de onboarding, que se iniciará desde el momento en el que el futuro candidato se interesa por la oferta de trabajo disponible, pasará por el proceso de selección y, también, se incluirá todo el período de incorporación a la empresa durante el que el ya empleado aprende qué se espera de él en el nuevo puesto.

Es decir, para entender qué es el onboarding, es necesario enfocarlo con una amplitud de miras que vaya más allá de la incorporación propiamente dicha. Se trata de un proceso que se dilata en el tiempo durante varios meses y que, en la mayoría de los casos, afecta mucho a los resultados finales del empleado, así como a la relación que establece con la nueva empresa.

A quién afecta el proceso de onboarding

Como es evidente, la persona que más afectada se ve por el proceso de onboarding es el propio empleado que se incorpora a la nueva compañía. Sin embargo, llegados a este punto, es importante remarcar que el onboarding de un empleado repercute no solo al propio empleado, sino a la empresa en su conjunto. Es indispensable entender que el proceso de onboarding de un empleado, al afectar a su rentabilidad dentro de la compañía, afectará también a la compañía en su conjunto, lo que incluirá desde sus compañeros más directos, pasando por todo el departamento en el que esté incorporado hasta llegar a la empresa en su conjunto.

Por ello, es necesario quitarse de la cabeza la idea de que el onboarding de un nuevo empleado es un momento crucial solo para el propio empleado, ya que este proceso determinará buena parte de la eficacia de la nueva incorporación al equipo que es la empresa en su conjunto, por lo que es interés de todos que el proceso de onboarding se lleve a cabo de la mejor manera posible.

Cómo realizar lo mejor posible el onboarding de nuevos miembros

Una vez que se ha comprendido que el proceso de onboarding de los nuevos empleados es vital para que una empresa funcione correctamente, cabe mencionar ciertas pautas que se deberían seguir para conseguir que dicho proceso sea lo mejor posible. En este sentido, es importante entender que cada proceso es diferente, y que cada sector y compañía tiene sus propias características. No obstante, se pueden marcar unas pautas generales que será importante contemplar en cualquier proceso de onboarding:

Aportar la información relativa al puesto de trabajo de forma previa a la incorporación: Puede parecer algo muy lógico, pero no siempre se lleva a cabo. Una de las mejores maneras de conseguir que el nuevo empleado se integre de forma rápida y eficaz en la nueva empresa es que el puesto en el que va a trabajar responda a las motivaciones del empleado. Para ello, es necesario que el empleado conozca qué tipo de labores realizará antes de aceptar la oferta, ya que será la única forma de saber si realmente es la persona que la compañía necesita y si la compañía en cuestión es la empresa que el candidato esté buscando. En este aspecto, también es fundamental que el trabajador conozca las condiciones en las que se llevará a cabo la incorporación, por ejemplo, el tipo de salario que va a recibir o las ventajas estratégicas con las que contará, por ejemplo contando con la posibilidad de obtener una Retribución Flexible en forma de Ticket Transporte o Ticket Restaurant, entre otros.
Preparar el primer día de trabajo: El primer día de trabajo es fundamental para el nuevo empleado. Por ello, es imprescindible que se le asocie una persona que le sirva de guía en ese primer período de toma de contacto directo con la nueva empresa. En este sentido, es imprescindible que el nuevo empleado cuente con un anfitrión (host, en inglés), que será la persona que le guíe y que le facilite la información que necesite en todo momento durante el proceso de onboarding.
Ofrecer al nuevo empleado toda la información necesaria sobre la empresa: Aunque el nuevo empleado vaya a contar con un anfitrión que le guíe durante su primera toma de contacto, es recomendable que existan documentos estandarizados que puedan servirle de guía durante el proceso y que sean comunes a todos los nuevos empleados.
Reunión diaria con su mánager o jefe directo: Por otro lado, se recomienda que el nuevo empleado pueda tener por lo menos 5 ó 10 minutos al día para reunirse con su mánager o jefe directo. De esta forma, se podrá dirigir el trabajo del nuevo empleado de forma más efectiva y, gracias a este seguimiento diario, el propio empleado se podrá integrar mejor y antes en el equipo y en la empresa en su conjunto.

Entender el onboarding como un proceso a medio plazo: Finalmente, es indispensable que el proceso de incorporación a la empresa se vea desde una perspectiva a medio plazo y no a corto plazo. Esto significa que el seguimiento del nuevo empleado se deberá llevar a cabo sobre todo durante la primera semana, pero también prolongarlo durante el primer mes o semestre. En definitiva, todo el tiempo que sea necesario para garantizar una incorporación con éxito y satisfactoria para todas las partes implicadas.

Maria Abolafio

Responsable de marca, comunicación y contenidos en Edenred España