El auge y éxito de los planes de acogida en las empresas

El Plan de Acogida de una empresa es un conjunto de acciones organizadas en el proceso de incorporación de un nuevo empleado. Está plasmado en un documento muy completo que recoge información fundamental sobre la empresa y sobre el puesto de trabajo concreto que va a desempeñar el nuevo empleado. Son numerosas las ventajas que obtienen tanto empresa como trabajador cuando una compañía dispone de un plan de acogida, siendo la más importante de todas la creación de un buen clima de trabajo desde el primer momento, haciendo que el empleado se encuentre feliz en su puesto y aumentando de esta forma la productividad del empleado.

Es esencial recoger por escrito la información de la empresa y el puesto de trabajo a desempeñar para que el nuevo empleado pueda recurrir a ella siempre que necesite y que sirva al mismo tiempo, de guía inicial. Toda esta información quedará plasmada en el Manual de Acogida.

Los objetivos del Plan de Acogida son:

  • Facilitar la adaptación e integración del nuevo empleado a la empresa. De esta forma se sentirá acogido y motivado, sintiendo que forma parte del proyecto.
  • Identificar de forma clara qué espera la empresa del nuevo empleado y cuáles son los objetivos a cumplir.
  • Hacer sentir al nuevo empleado desde el primer momento que forma parte de la empresa, aumentado su grado de implicación.
  • Mejorar la imagen de la empresa hacia el exterior.

Al incorporarse un nuevo trabajador, la forma en que es recibido y acogido por el resto del equipo y jefes es clave para que el empleado obtenga una sensación positiva que le acompañará posteriormente en su día a día. Hay que destacar que gran parte del éxito de los planes de acogida en las empresas se debe a los beneficios sociales que la empresa ofrece a sus empleados, y que son cada vez mejor valorados por estos.

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Claves para realizar un buen Plan de Acogida

Es necesario conocer cómo llevar a cabo un correcto Plan de Acogida para nuestros empleados. Veamos a continuación algunos de los puntos más importantes que deberemos tener en cuenta:

  • Hay que comunicar la misión y visión de la empresa, sus valores y su historia, para que el empleado comience a sentirla como propia.
  • Informar detalladamente sobre las políticas de conciliación, vacaciones y permisos retribuidos.
  • Exponer las retribuciones en especie que otorga la empresa a sus empleados, como tickets restaurant, de transporte, de guardería, etc.
  • Definir un plan de formación personalizado ajustado a las funciones que va a desempeñar el nuevo empleado.
  • Presentar al resto de compañeros de trabajo, mostrar las instalaciones y ofrecer el material que vaya a necesitar.
  • Responder todas las dudas e inquietudes que puedan surgirle.
  • Realizar entrevistas de seguimiento en sus primeros meses en la empresa para comprobar su adaptación, su grado de satisfacción y para definir los planes de acción que sean necesarios.
  • Poner a su disposición herramientas de comunicación interna para gestionar permisos, vacaciones, nóminas, etc.

Por todos los motivos que acabamos de exponer, el papel del departamento de Recursos Humanos va a ser fundamental en cualquier Plan de Acogida de un nuevo empleado.

Ventajas de la utilización de un Plan de Acogida

El Plan de Acogida ha sufrido durante los últimos años un importante auge en las empresas. Su éxito se debe a que contribuye a lograr un amplio abanico de objetivos y ofrece múltiples ventajas. Algunas de las más importantes son:

  • La empresa puede controlar en todo momento la información que recibe el nuevo empleado al estar todo el proceso de adaptación bien organizado.
  • El nuevo empleado tarda menos tiempo en adaptarse a su puesto de trabajo.
  • El nuevo empleado es productivo en menor tiempo.
  • El nuevo empleado se implica antes y de forma más fuerte en el proyecto empresarial.
  • Se produce una mejora de la comunicación interna.
  • Se incrementa la eficiencia de la organización y disminuye el porcentaje de abandono del empleado en los primeros meses.
  • Se mejora la imagen de la empresa de cara a los empleados.
  • Se mejoran los procesos de producción de la empresa.

Contenidos del Manual de Acogida

Como hemos comentado anteriormente, el Plan de Acogida de una empresa queda plasmado en un Manual de Acogida. Cada negocio adapta los contenidos en función de sus objetivos y valores. No obstante los apartados más comunes que incluyen la mayor parte de los Manuales de Acogida son los siguientes:

Introducción

  • Mensaje de bienvenida para transmitir confianza y cercanía.
  • Síntesis de la información.
  • Objetivos del documento.

Presentación de la compañía

  • Historia y trayectoria de la compañía.
  • Misión, visión, filosofía y valores de la empresa.
  • Líneas de actividad y centros de trabajo.
  • Organigrama empresarial.

Procedimientos

  • Procedimientos generales como comunicación interna, sistemas de control de plantilla, etc.
  • Normas de funcionamiento interno: vestimenta, cuidado de instalaciones y material, confidencialidad, etc.
  • Políticas empresariales de gestión de personas, compromisos sociales, calidad, ambiental, etc.
  • Listado de contactos de todos los empleados.

Puesto de trabajo

  • Objetivo y funciones del puesto de trabajo.
  • Documentación y material necesario.
  • Programas informáticos.
  • Formación.
  • Información jurídico-laboral: contrato de trabajo, convenio, nóminas, horarios, vacaciones y permisos, calendario laboral, pagas extras, etc.
  • Beneficios sociales: seguros médicos, tickets restaurante, tickets guardería, etc.

Servicios a la disposición del empleado

  • Descuentos en empresas asociadas, como gimnasios, tiendas de moda, empresas de formación, etc.
  • Comedor de empresa.
  • Servicios médicos en la empresa.
  • Servicios de transporte.
  • Formación y cursos.
  • Aparcamiento.

Como conclusión, podemos decir que el Plan de Acogida de una empresa detalla las acciones a llevar a cabo en el proceso de incorporación de un nuevo empleado con la finalidad de facilitar la integración y adaptación de los nuevos trabajadores. Es una práctica que cada día tiene más seguidores entre las empresas y cuyo éxito es innegable, aportando múltiples ventajas y ningún inconveniente.

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