La gestión del tiempo en el trabajo es una de las asignaturas pendientes de muchas compañías. Tanto a nivel ejecutivo, como en el plano operativo, es habitual constatar que el rendimiento y la productividad se ven afectados por errores en relación con la gestión del tiempo en el trabajo.

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Gestión del tiempo en el trabajo: los 4 problemas que tu empresa necesita resolver

El día tiene 24 horas y la semana laboral no puede superar las 40. ¿Qué hacemos cuando nos faltan minutos, horas o incluso días para llegar a todo? ¿Por qué siempre quedan tareas pendientes? ¿Cuál es la causa de que se produzcan retrasos en la planificación?

El problema es de la gestión del tiempo en el trabajo, una cuestión para la que no suelen buscarse soluciones hasta que no alcanza graves repercusiones como:

  • Conflictos internos.
  • Insatisfacción de clientes.
  • Incumplimiento de acuerdos con socios.
  • Aumento de los costes.
  • Pérdida de competitividad.

Entregar un producto con retraso, no llegar a la fecha límite pactada en contrato, aumentar la carga de trabajo de un compañero para compensar la falta de eficiencia de otro son situaciones que pueden darse en muchas empresas diferentes. No es una cuestión de sector, ni de tipo de empresa. Tampoco tiene que ver con la posición de quienes no saben extraer todo el valor de sus 8 horas diarias de jornada laboral. Esto puede pasarle a cualquiera si la empresa no pone medidas para evitar los 4 principales problemas de la gestión del tiempo en el trabajo, que son los siguientes:

  1. Procrastinación. Dejar para otro momento una tarea que no apetece afrontar o sobre la que no se está seguro de poder completar conlleva, en algunos casos, que quede sin hacer. Cuanto más se retrasa, mayor es la reticencia a abordarla y el problema sigue creciendo. Para solucionar este inconveniente es importante asegurarse de que cada persona cuenta con las herramientas necesarias para hacer su trabajo y tiene claras las instrucciones que le permitirán completar sus tareas con éxito. La comunicación es determinante para poder garantizar que el individuo recibirá el apoyo necesario, de forma puntual, caso de ser requerido.
  2. Reuniones. En sí no suponen un problema a la gestión del tiempo en el trabajo, la cuestión es que, en la mayoría de los casos, o son innecesarias o son ineficientes. La cultura de las reuniones está muy arraigada, pero no hay nada que no pueda cambiarse. Recurrir a la tecnología para mantenerlas de forma virtual y evitar desplazamientos que roban minutos; hacer una buena planificación de las mismas y contar con un moderador que consiga que se tratan todos los temas que estaba previsto y que se empieza y termina puntualmente; puede mejorar resultados de forma significativa.
  3. Alertas. Vivimos conectados y aunque eso nos da la sensación de eficiencia y eficacia, en ocasiones, el efecto es el contrario. Alertas que nos avisan de la llegada de mensajes, la consulta compulsiva del teléfono móvil o la bandeja de entrada del correo electrónico, en vez de ayudarnos a rendir más, nos alejan de nuestro objetivo de productividad. La gestión del tiempo en el trabajo debe hacerse de forma que se destine un momento específico en el curso de la jornada a realizar este tipo de consultas y responder a las que sea necesario. Otra buena solución complementaria es deshabilitar las alarmas y avisos, para evitar perder la concentración.
  4. Urgente e importante. La diferencia entre estos dos términos no siempre está clara y eso afecta en gran medida a la gestión del tiempo en el trabajo. Priorizamos lo urgente, pero esto no siempre es lo más conveniente. La formación e información al respecto es la mejor forma de lograr que todos sepan tomar la decisión más adecuada en cada momento.

¿Ya sabes cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo? ¿Te has visto reflejado en alguna de estas problemáticas?

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