Un mapa de procesos es un diagrama que permite obtener, de forma fácil y rápida, una visión de conjunto de la empresa y de las actividades que lleva a cabo. Su función radica principalmente en la capacidad de evocar una imagen de la compañía de forma unificada, lo que ayuda a una comprensión completa a pesar de la sencillez de este tipo de diagramas.
Un mapa de procesos es un diagrama que representa los procesos, y las fases de estos, dentro de una empresa y de manera interrelacionada entre sí. Un proceso es el resultado tanto de la suma de las actividades como de los recursos utilizados en dicho proceso. Todos estos elementos aparecen reflejados en el mapa de procesos de la empresa, lo que permite obtener una visión conjunta de todos los elementos asociados a cada proceso, así como de la interrelación que cada uno de estos elementos guarda entre sí y con el resto de los que están presentes en el mapa.
La importancia de los mapas de procesos está relacionada con la propia importancia de definir los procesos en sí. Cualquier empresa debe llevar a cabo procesos, ya que es la forma en que añade valor al producto o servicio que ofrece, y que será la vía a través de la cual obtendrá sus beneficios. Sin embargo, para que estos procesos se lleven a cabo de la forma más eficiente y satisfactoria posible, es necesario definirlos correctamente. Esto es una tarea más compleja de lo que puede parecer en un principio, ya que implica un conocimiento concreto y, sobre todo, específico de cada una de las partes de los procesos. Por ello, es necesario dividir y definir cada una de las partes implícitas en los procesos, que serán los elementos que aparecerán representados en el mapa de procesos.
La utilidad de un mapa de procesos reside en el hecho de que permite definir y describir correctamente el proceso en cuestión. Esto se traduce en que las personas que trabajan en dicho proceso tienen un documento que les aporta una información concreta y tangible, lo que evita fallos en el desarrollo del proceso, puesto que todos los trabajadores implicados en el proyecto parten de un mismo punto de partida, que define el cómo a la hora de llevar a cabo el proceso en cuestión.
Existen diversas formas de llevar a cabo un mapa de procesos. Uno de los aspectos fundamentales a la hora de hacerlo es que todos los procesos de la misma empresa utilicen un mismo procedimiento en todos sus mapas de procesos, ya que será la forma más eficiente de que los empleados interpreten el mapa de procesos en cuestión con un primer golpe de vista.
Otro de los aspectos que es fundamental a la hora de realizar un mapa de procesos es que se utilicen todos los elementos disponibles. Estos elementos hacen referencia a las distintas formas posibles en las que se puede representar un elemento del proceso en el mapa en cuestión. Por ejemplo, se pueden utilizar diferentes formas, reservando los óvalos para las fases de principio y final del proceso, así como usar los rectángulos para las operaciones y los círculos para las tomas de decisiones. Otra opción, sería el uso de diferentes colores para indicar distintas categorías de los elementos del mapa de procesos, todo ello interrelacionado entre sí con flechas, que muestren los flujos de los procesos desde el principio hasta el final del mismo.
Finalmente, otro de los aspectos fundamentales a la hora de elaborar un mapa de procesos es que este cuente con una leyenda a la que se pueda recurrir en caso de que sea necesario matizar alguna información del mismo. Esta suele incluirse en la parte inferior del mismo, y consiste en un conjunto de anotaciones que sirven de complemento al diagrama o a algunas de sus partes, que están indicadas con pequeños números o asteriscos que remiten a la anotación de la leyenda en caso de que sea necesario.
