Las reuniones de trabajo pueden ser muy útiles para plantear temas, aclarar dudas y organizar a tu equipo. Pero en muchas ocasiones si no se organizan de forma productiva pueden generar la sensación de pérdida de tiempo.
Un líder de un equipo debe responderse a cinco preguntas esenciales para que una reunión de trabajo sea eficiente y satisfactoria. Estas son las cuestiones a resolver:
Muchas veces el problema que se plantea como origen de la reunión puede ser resuelto por otras vías. Se debe indagar primero cuál es el origen de esa necesidad y si es real o no. Después debe valorarse si puede solucionar por otras vías.
Por ejemplo, mediante una llamada, un email, o una conversación directa. Si ese problema queda resuelto, no es necesario reunirse.
Una vez que se decide que realmente es necesaria la reunión es hora de seguir unos pasos muy sencillos: Plantear claramente cuál es el objetivo. Convocar a los asistentes estrictamente imprescindibles, ya que para que sea sea productiva es mejor que participen en ella solo las personas a las que les atañe de forma directa la resolución del problema.
Y fijar el asunto de la reunión, la hora, el lugar y la duración de la misma.
La persona que convoca las reuniones de trabajo, así como los asistentes, deben ser puntuales y respetar los timings marcados. Dicha reunión tiene que comenzar recalcando al equipo el objetivo de la misma.
Es necesario crear un ambiente propicio para la participación, mantener la concentración máxima de los asistentes y desconectar dispositivos móviles que puedan distraer la atención. Si no son imprescindibles para la misma, fuera portátiles, móviles, etc..
Para que las reuniones de trabajo sean un éxito deben seguirse los puntos propuestos para conseguir el objetivo, finalizar con unos acuerdos concretos y una fecha fijada de compromiso de lo acordado. Debes terminar el encuentro anotando estos acuerdos y la fecha límite para llevarlos a cabo es esencial.
Nunca hay que organizar reuniones de trabajo a última hora de la tarde, cuando el equipo esté menos “fresco” tras toda la jornada laboral. Si no se entrega un acta o resumen de la reunión a todos los asistentes no quedará constancia del desarrollo y las conclusiones, por lo que no se logrará mejorar la productividad.
La persona responsable de convocarlas debe realizará un seguimiento al equipo a posteriori con el objetivo de conseguir resultados. Es muy importante que extraiga unas conclusiones finales tras el trabajo desarrollado. Si los resultados son aún mejores que los propuestos en el encuentro será la señal de que ha sido un éxito.
