Cada vez más empresarios dejan el papel y se pasan a la factura en línea. Se trata de una decisión consciente, que busca reducir el impacto ambiental de sus operaciones pero que, al mismo tiempo, les entrega la agilidad y eficiencia que se requieren para la supervivencia en el entorno de mercado actual.

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¿Cómo beneficia a mi negocio la factura en línea?

Dar el paso y optar por el modelo de factura en línea es una decisión que responde a diferentes motivaciones. Al igual que con muchas otras áreas del negocio, las herramientas basadas en la nube han hecho mucho más fácil automatizar y sistematizar también el departamento financiero. La factura en línea se integra perfectamente con un enfoque operacional y de gestión ajustado, al permitir disfrutar de ventajas como:

 

  • Reducir la cantidad de tiempo necesaria para la gestión contable.
  • Evitar errores, al eliminar los errores humanos. Esto se consigue cuando, además de la factura en línea, se cuenta con una solución integral para la gestión y control de gastos profesionales.
  • Simplificar los procesos administrativos. Uno de los motivos es que, de esta forma, se consigue normalizar toda la información referente a facturación, en vez de que haya que interpretar diferentes notas, formatos y tipos de tickets y facturas al final de cada mes.
  • Facilitar la recuperación del IVA, cuando se cuenta con el respaldo de una aplicación informática aceptada y certificada por la Agencia Tributaria, como es el caso de Corporate.
  • Aumentar la satisfacción laboral de los empleados, que ya no se ven sobrecargados con tareas extra, como guardar tickets o preparar emails de gastos dirigidos al área de Finanzas.
  • Mejorar la seguridad, al servir la factura en línea como medio de prueba, gracias a estar digitalizada.
  • Incrementar la capacidad de control de gastos del negocio, cuyos responsables pueden, en cualquier lugar y todo momento, consultar el estado de los pagos pendientes y los cobros por recibir.
  • Reducir el consumo de papel, tinta y equipos de impresión. De esta forma, disminuye también la huella de carbono del negocio.
  • Mejorar el cumplimiento y requerir un menor espacio para el almacenamiento de los documentos archivados. Conviene recordar que, en lo que respecta a temas de gestión del IVA, en algunos casos los justificantes deben conservarse hasta diez años.

 

Se trata de muchas ventajas y de pocos inconvenientes. Para contar las desventajas de la factura en línea sobra con los dedos de una mano. En concreto, se trata de dos:

 

  1. La necesidad de digitalizar las facturas previas a la implementación del nuevo sistema para unificar el formato de la documentación en la empresa.
  2. La curva de aprendizaje del nuevo sistema.

 

La solución para la factura en línea que te evita cualquier inconveniente

Disfrutar de los beneficios de la factura en línea es muy tentador, pero puede que haya algunos empresarios que se echen atrás por los tres inconvenientes mencionados. Sin embargo, existe una solución que los elimina: Corporate.

 

Esta solución, que cuenta con el certificado de seguridad y garantía de Mastercard y Edenred, te permite olvidarte de guardar tickets, controlar el gasto (fijando presupuestos y límites de tiempo y añadiendo restricciones a las tarjetas por sectores de uso, por ejemplo), unificar todas las notas de gasto de la empresa e incluso integrar los informes en los sistemas de contabilidad.

Además, no tiene inconvenientes, es amigable con el usuario y no entraña ninguna complejidad. Se puede empezar a manejar desde el mismo momento de la descarga de la app.

 

Respecto a la digitalización de los documentos previos… se trata de una decisión personal de cada empresario. Habrá quien opte por escanear y almacenar en la nube toda esa información anterior y quien marque un antes y un después, y se limite a disfrutar de las nuevas ventajas.

 

En cualquier caso, la factura en línea, especialmente cuando su gestión cuenta con el respaldo de soluciones profesionales eficaces y certificadas, es la mejor manera de aumentar la competitividad del negocio, mejorar su reputación y fomentar el ahorro.

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