Las malas reuniones son perjudiciales para los negocios, mientras que las reuniones eficaces contribuyen a mejorarlos. Las primeras son una pérdida de tiempo, no se logra nada con ellas. Las segundas ayudan a desarrollar la creatividad, refuerzan la cultura empresarial y, lo que es más importante, sirven para alcanzar objetivos.
¿Por qué son necesarias las reuniones eficaces?
Rentabilidad
¿Cuánto dura una reunión típica? Alrededor de una hora. Especialmente en el caso de los gerentes, ven y asisten a múltiples reuniones al día. Dada la jornada laboral típica de 8 horas, asistir a cuatro reuniones ya significa que se ha ido la mitad del día. Y cuando estas reuniones son del tipo malo, básicamente has desperdiciado medio día de trabajo.
Ese tiempo podría dedicarse a hacer algo productivo, o la reunión podría haber logrado algo si hubiera tenido más dirección. Y especialmente para las empresas, la pérdida de tiempo significa la pérdida de oportunidades, el descenso de productividad y un resultado final más bajo. En pocas palabras, el tiempo perdido en las reuniones le cuesta dinero a la empresa.
Motivación
Al realizar y completar una determinada tarea; sobre todo cuando se logra acabar más rápido de lo que se había anticipado, la sensación es de satisfacción. Pero luego llega una reunión, y cuando termina los participantes se sienten menos motivados.
Las reuniones ineficaces son agotadoras. Además, frenan la proactividad y el impulso.
Cultura organizacional
Las reuniones son reflejo de la cultura empresarial. Por extensión, las malas reuniones no solo son un reflejo de un lado negativa de la cultura de la empresa, sino que también pueden perjudicarla ya que los participantes salen con energía negativa y frustración acumuladas.
Sin embargo, las reuniones eficaces inspiran e impulsan a las personas a mejorar. Pueden promover el respeto y una cultura organizacional más sólida.
Fallos que dificultan mantener reuniones eficaces
Muchas organizaciones desean mantener reuniones eficaces, pero no saben por qué no terminan de conseguirlo. Los fallos que pueden cometerse y las alejarían de su objetivo tienen que ver con:
- Cultura. Una cultura poco ágil o demasiado jerarquizada frenaría el avance dinámico de un encuentro de este tipo. Además, pondría trabas a la participación, consiguiendo que fueran siempre los mismos perfiles quienes tomasen la iniciativa de proponer ideas.
- Objetividad. Todo se puede mejorar y quienes crean que ya mantienen reuniones eficaces pueden estar alejándose de la posibilidad de disfrutar realmente de ellas. Hace falta ser objetivo y evaluar en qué puntos convendría introducir ajustes.
- Planificación. Los temas a tratar, los participantes, el lugar del encuentro y, lo más importante, los objetivos a alcanzar son las bases que nos ayudan a construir reuniones efectivas. Cuando todos estos puntos se tienen claros es más fácil tomar las riendas de la reunión y salir de ella satisfecho. No todos los asuntos requieren al departamento al completo sentado en una sala durante 60 minutos. Hay cosas que pueden hablarse de manera informal, entre un pequeño grupo y ofrecer buenos resultados.
- Mediación. La figura del facilitador o el mediador es clave para garantizar que las conversaciones fluyen y que se pasa de tema a tema siguiendo el ritmo necesario para ajustarse al tiempo preestablecido. Este profesional, que puede ser interno o externo a la organización, también ayuda a evitar cuellos de botella o que las discusiones deriven en asuntos menos relevantes.
Piensa si en tu empresa se mantienen reuniones eficaces. Si todos los asistentes se concentran en los temas a tratar, participan libremente, aunque siguiendo sus turnos para hablar, y no se cae en discusiones sobre temas irrelevantes es posible que se esté avanzando por el buen camino. Y, una vez que la participación funcione correctamente, puede que la duración de las reuniones sea el aspecto a afinar.
Maria Abolafio
Responsable de marca, comunicación y contenidos en Edenred España
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