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Libro registro de facturas emitidas: mejores prácticas

El libro registro de facturas emitidas es un tomo o un fichero de datos que permite conocer los ingresos del negocio, a sus principales clientes y las fechas en que se han cerrado más ventas. Resulta un instrumento muy valioso para la planificación empresarial, por su contribución al análisis que permitirá descubrir, por ejemplo, en qué fechas se vende más o cuáles son los mejores clientes.

 

Sin embargo, para poder aprovechar todas las oportunidades que brinda para el ahorro o la maximización de los ingresos, es preciso observar algunas buenas prácticas, como las que proponemos en las siguientes líneas.

 

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¿Qué es el libro registro de facturas emitidas?

El libro registro de facturas emitidas refleja todas las ventas que ha hecho la empresa. En él se recogen los importes, los números y fechas de emisión, así como todos los datos del cliente y del propio negocio, que son necesarios a efectos de identificación.

Junto con el libro registro de facturas emitidas, el empresario diligente debería conservar el de facturas recibidas, que es donde queda constancia de los gastos del negocio y las deudas pendientes de pago.

Ambos libros resultan necesarios para llevar una contabilidad ordenada, pero también constituyen una obligación legal exigible al responsable de un negocio por parte de la Autoridad, por ejemplo, en el marco de un procedimiento de auditoría impulsado por la Agencia Tributaria.

Libro registro de facturas emitidas: mejores prácticas aplicables a su mantenimiento y gestión

En el día a día de un negocio a veces parece que no queda tiempo para la gestión de la información. Las facturas recibidas, los tickets, los albaranes y muchos documentos diferentes se acumulan, se mezclan y, en ocasiones, terminan perdiéndose o traspapelándose.

Cuando esto sucede, la empresa puede verse en problemas, con clientes, con errores en la previsión o, incluso, con Hacienda. Pero la buena noticia es que, normalmente, son fallos que pueden evitarse fácilmente si se aplican estas buenas prácticas:

  1. Dedicar un espacio de tiempo al día establecido, es decir, programado en la agenda, para la gestión documental. Igual que debería hacerse con los emails, en vez de ir revisándolos y respondiéndolos a medida que llegan; es preferible designar un momento, por ejemplo, al final de la mañana, o al volver de la pausa de la comida, para ocuparse de ellos.
  2. Velar por la calidad del soporte de la información. Tanto si el libro registro de facturas emitidas está en papel, como si se trata de un archivo en formato digital, la calidad será fundamental para su conservación. En el caso del formato físico, habrá que escoger un papel y tinta de calidad, para evitar que, con el paso del tiempo, el contenido de la factura se vaya haciendo borroso o sea difícil de leer, pudiendo dar lugar a error. Además, siempre convendrá complementar este registro con uno digitalizado, por ejemplo, mediante un proceso de escaneado. En cuanto a los archivos electrónicos, la accesibilidad y autenticación de usuarios son dos de las garantías a buscar en el soporte elegido. No sólo los datos tienen que estar disponibles, sino que, al tratarse de información sensible, también hay que priorizar la seguridad.
  3. Mantener la actualización y el orden. El cuidado con que se gestione el libro de facturas emitidas terminará reflejándose en la administración general del negocio. Cuando hay datos incompletos, registros erróneos o se cometen fallos de archivado se pueden producir errores en la toma de decisiones, por ejemplo, en lo referente al inventario, el plan de marketing del negocio o la elección de canales de distribución.

El libro registro de facturas emitidas y el de facturas recibidas son instrumentos básicos para la gestión contable de la empresa y, por eso, es conveniente tratar de buscar los medios de garantizar su confiabilidad.

 

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